5 sposobów na redukcję wydatków firmy

To, jak wydatkujemy zarobione środki, bezpośrednio wpływa na kondycję i funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jakie decyzje można zatem podejmować, aby ograniczać koszty przy jednoczesnym podnoszeniu jakości świadczonych przez nas usług? Oto pięć prostych sposobów na zmniejszenie wydatków.

W warunkach, kiedy skutki kryzysu gospodarczego wciąż dotkliwie doświadczają rynek, umiejętność sprawnego zarządzania kosztami wydaje się jeszcze istotniejszym aspektem działalności przedsiębiorcy niż w okresach dobrej koniunktury, kiedy zazwyczaj mniej rygorystycznie podchodzimy do wydatkowania. Jednak, niezależnie od warunków gospodarczych, powinniśmy dbać przede wszystkim o to, by obniżyć koszty. Jak zidentyfikować obszary, w których możemy je zoptymalizować? W jaki sposób skutecznie przeprowadzić plan redukcji wydatków, jednocześnie nie obniżając jakości usług czy produktów?

Po pierwsze: analiza

Zanim wprowadzimy cięcia, przyjrzyjmy się uważnie wydatkom naszej firmy. Sprawdźmy, na co głównie przeznaczane są środki. Postarajmy się poznać obszary, w których nie przekładają się na zyski firmy i w których można je zredukować.

Na początku przeanalizujmy sposób, w jaki działa firma. Jakie działy generują najwięcej kosztów i dlaczego? Jakie działania podejmowane przez pracowników są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy, a jakich moglibyśmy bez szkody dla niej zaniechać? Na jakich kupowanych regularnie materiałach możemy zaoszczędzić? Z jakich możemy zrezygnować?

Często popełnianym błędem jest redukcja pracowników.Racjonalnie analizując struktury swojej firmy, przedsiębiorcy nierzadko wnioskują, że równie dobrze mogą ją prowadzić, zatrudniając mniejszą liczbę osób. 

• Zmniejszenie utrzymywanych przez pracodawcę etatów z pewnością pociągnęłoby za sobą oszczędności, jednak miałoby również negatywne skutki, chociażby spadek efektywności wśród pracowników, dlatego najlepiej jest unikać podejmowania takiej decyzji tak długo, jak to tylko możliwe.

Zmniejsz zużycie materiałów biurowych

Wydaje się to banalne, ale po dokładnym przyjrzeniu się tej kwestii, szybko może się okazać, że sporo wydajemy na uzupełnienia wciąż kurczących się zapasów materiałów biurowych.

Co więcej, tę oszczędność wdrożymy o wiele łatwiej niż wiele innych, bardziej skomplikowanych. Na początek starajmy się przekonać pracowników, że nie każde pismo, jakie otrzymują drogą elektroniczną, trzeba wydrukować. Jeśli nie ma takiej bezpośredniej potrzeby - na przykład jeśli w grę nie wchodzi umowa z kluczowym kontrahentem - w większości przypadków możemy zrezygnować z korzystania z drukarki. A jeśli jest to już absolutnie niezbędne, drukujmy wszystko w czerni i bieli, zamiast eksploatować droższy, kolorowy toner.

Z kolei, gdy zużyjemy już tusz i papier do drukarki, przy składaniu kolejnego zamówienia spytajmy naszych dostawców o rabat. Negocjujmy z nimi stawki. W efekcie może się okazać, że jesteśmy w stanie sporo zaoszczędzić na zakupach materiałów biurowych - łącznie nawet do paru tysięcy złotych w skali roku, w zależności od tego, jakiej skali przedsiębiorstwo prowadzimy.

Obniż rachunki za prąd

Następnym krokiem na drodze do obniżenia firmowych wydatków jest przeprowadzenie skrupulatnej analizy rachunku za energię elektryczną. Może warto zastanowić się nad zmianą dostawcy?

Dobrym sposobem na bieżące monitorowanie zużycia prądu jest też zamontowanie w biurze liczników energiina urządzeniach, z których najwięcej korzystamy. To pozwoli nam sprawdzić, jaki sprzęt generuje najwyższe koszty. Jednocześnie zwróćmy uwagę na kwestie praktyczne - czy wszystkie urządzenia odłączane są od prądu, gdy ich nie używamy? Czy zasilane są z dodatkowych paneli, które można wyłączyć, gdy pracownicy kończą dzień pracy i idą do domów? 

• Może warto zainstalować automatyczne wyłączniki, żeby w pustych pomieszczeniach nie paliło się światło?

Takie drobne zmiany mogą pociągnąć za sobą całkiem wysokie oszczędności, wynoszące nawet do kilkuset złotych miesięcznie.

Zainwestuj w reklamy internetowe

Jeśli spore nakłady finansowe przeznaczane są na marketing, może warto zastanowić się nad zmianą tradycyjnych form reklamy na internetowe, które mogą być znacznie tańsze lub nawet darmowe?

Zamiast wydawać pieniądze na ulotki i billboardy, dołóżmy starań, by zwiększyć obecność swojej firmy w Internecie. Zaangażujmy się w rozwinięcie promocji w mediach społecznościowych, w rozbudowanie strony internetowej czy udoskonalenie jej pozycjonowania w wyszukiwarce (np. poprzez odświeżenie tekstów na stronie firmy i dostosowanie ich do wymogów SEO). Starajmy się też, aby prowadzone przez nas kampanie reklamowe były skrojone na potrzeby naszych odbiorców. Korzystajmy z darmowych kanałów komunikacji, np. z Facebooka czy z firmowego bloga. Takie decyzje mogą pociągnąć za sobą oszczędności rzędu kilku-, kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie.

Zredukuj koszty ubezpieczeń

Jeśli ubezpieczamy siedzibę firmową, sprawdźmy, czy oferty dostępne obecnie na rynku nie obejmują warunków finansowych atrakcyjniejszych niż te, które zapisane są w naszej umowie. Porównajmy ceny sugerowane przez różnych ubezpieczycieli. Możliwe, że jest to obszar, w którym można sporo zaoszczędzić - od kilkuset do paru tysięcy złotych w skali w roku.

Monitoruj wydatki na bieżąco

I na koniec bardzo ważna kwestia: kontrola przepływów finansowych. Należy szczególnie dbać o to, by nie opóźniać się z koniecznymi płatnościami, tak aby uniknąć płacenia odsetek. Jeśli to możliwe, starajmy się też nie podejmować decyzji o pożyczaniu pieniędzy czy braniu kredytów. Zamiast zaciągać kolejne zobowiązania, lepiej zorientujmy się, czy na prowadzoną przez nas działalność nie możemy pozyskać finansowania bezzwrotnego w postaci dotacji - czy to unijnej, czy ministerialnej. Dopłaty te mogą wynieść w niektórych przypadkach nawet do 500 tysięcy złotych. Dla firmy byłyby to zatem znaczące oszczędności.

Bieżące odnotowywanie wydatków firmy i sprawdzanie, gdzie ponosimy najwyższe koszty, pomoże nam w zidentyfikowaniu kolejnych obszarów działalności, w których moglibyśmy wydawać mniej, jednocześnie więcej oszczędzając i lepiej zabezpieczając finansowo przyszłość przedsiębiorstwa.

Piotr Kuczyński