2014.04.16

Podpis elektroniczny - na razie wygoda, wkrótce obowiązek?

Ustawa o podpisie elektronicznym została uchwalona już w 2001 roku. Mimo to z tej opcji wciąż korzystają nieliczni. Zdecydowanie większą popularnością cieszy się tradycyjny podpis na papierze. Wkrótce może to się jednak zmienić.

Coraz częściej można spotkać się z opiniami, że w świecie Web 2.0 tradycyjny podpis to metoda przestarzała, niewygodna i generująca setki ton papieru rocznie. Zwłaszcza podczas corocznego składania zeznań podatkowych urzędnicy przepisują setki tysięcy zeznań z papieru do systemu komputerowego. E-podpis rozwiązuje takie problemy w zarodku i sprawia, że każdą urzędową sprawę można załatwić przez internet. A przynajmniej tak przekonują nas urzędnicy.

Jak działa podpis elektroniczny?

Zgodnie z prawodawstwem tylko jedna wersja e-podpisu sprawia, że skutki prawne dokumentu z jego użyciem są takie same, jak w przypadku zastosowania podpisu tradycyjnego: chodzi o bezpieczny podpis elektroniczny, zwany również kwalifikowanym.

  • Bezpieczny podpis jest przypisany wyłącznie do osoby składającej podpis. Jest niemożliwy do podrobienia i powiązany z danymi, z którymi został złożony w taki sposób, że późniejsza ingerencja w ich treść jest łatwo wykrywalna.

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Gospodarki, taki podpis może być stosowany między innymi do:

  • elektronicznego podpisywania umów i dokumentów w obrocie handlowym i cywilno-prawnym,
  • w korespondencji z urzędami oraz do podpisywania pism i decyzji administracyjnych przez urzędy,
  • podpisywania faktur elektronicznych,
  • zarejestrowania działalności gospodarczej,
  • składania deklaracji celnych i podatkowych,
  • zgłoszeń ubezpieczenia społecznego (również system PUE ZUS),
  • podpisywania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego,
  • podpisywania raportów dla Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
  • korespondencji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,
  • podpisywania dokumentacji medycznej.

Jak zdobyć swój podpis elektroniczny?

Aby móc stosować bezpieczny podpis, należyzakupić certyfikowany zestaw składający się z karty kryptograficznej z kluczem prywatnym, czytnika do karty kryptograficznej oraz programu podpisującego dokumenty i certyfikatu z kluczem publicznym.

Takie certyfikowane zestawy sprzedaje kilka upoważnionych podmiotów w Polsce, a ich listę można znaleźć na stronach internetowych Ministerstwa Gospodarki. To one gwarantują, że klucz publiczny pasuje do klucza prywatnego. Potwierdzają też tożsamość podpisującego za pomocą tzw. elektronicznego certyfikatu kwalifikowanego, w którym przechowywany jest klucz publiczny oraz dodatkowe informacje (jak np. limity transakcji dla księgowego oraz inne uprawnienia). Dlatego też taki zestaw certyfikowany wydawany jest wyłącznie osobie fizycznej, do której został przypisany i ma ważność przez określony czas - zazwyczaj rok lub dwa lata.

Jak to działa?

W dużym skrócie i bez wchodzenia w obszar matematyki, szyfrowania oraz informatyki - po sporządzeniu cyfrowego dokumentu, na przykład umowy lub faktury, uruchamiamy program podpisujący, który stworzony dokument szyfruje za pomocą naszego unikalnego klucza prywatnego i tzw. skrótu dokumentu, oraz dodaje tzw. znacznik czasu - określa on precyzyjnie, kiedy dokument został podpisany i dorzuca nasz certyfikat. Od tego momentu dokument jest już "zamknięty" - jakakolwiek zmiana w jego treści, choćby zmiana daty czy poprawienie literówki, będzie oznaczała, że nie jest on już wiarygodny.

Odbiorca dokumentu, mając nasz unikalny klucz publiczny, może dzięki niemu odszyfrować skrót dokumentu i sprawdzić, czy dokument został rzeczywiście podpisany przez nas, a nie przez kogoś innego i czy nie były w nim wprowadzane żadne zmiany po złożeniu podpisu. Klucze mogą również służyć do szyfrowania dokumentów. Nie trzeba chyba dodawać, że karty z kluczem prywatnym należy strzec jak oka w głowie.

  • Największą zaletą elektronicznego podpisu kwalifikowanego jest to, że w zasadzie nie da się go w żaden sposób podrobić (a odręczny jednak można), a dokumentu zmienić ani antydatować.

Kto może korzystać z podpisu elektronicznego?

Korzystać z niego może każdy, ale nie każdemu się to opłaca. Koszt zestawu kwalifikowanego to około 240 zł plus opłaty za przedłużenie ważności certyfikatu w wysokości około 70-100 zł rocznie. Jak widać, zwykłemu Kowalskiemu taki zestaw zupełnie się nie przyda, jeżeli składa on tylko PIT, a pozostałe sprawy załatwia za pomocą własnoręcznego podpisu własnoręcznego, e-podpisu niekwalifikowanego bądź usługi "Profilu zaufanego" na platformie ePUAP. Z kolei w na stronie e-Deklaracje swoją tożsamość można potwierdzić za pomocą np. podania kwoty podatku za rok poprzedni.

Kto już musi korzystać?

Przedsiębiorcy składający elektronicznie dokumenty do ZUS-u za więcej niż pięciu pracowników już od dawna muszą korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, gdyż są zobowiązani do przesyłania dokumentów ubezpieczeniowych za pośrednictwem programów typu "Płatnik".

Kto prawdopodobnie będzie musiał korzystać?

Proponowane przez Ministerstwo Finansów nowe przepisy mają od 2015 roku zobowiązać płatników podatku dochodowego do składania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej. Z tego obowiązku zwolnieni będą wyłącznie najmniejsi pracodawcy, sporządzający informacje o odprowadzonych podatkach dla maksymalnie pięciu osób rocznie i nie korzystający przy tym z usług biur księgowych (czyli podobnie, jak ma to miejsce w przypadku składania dokumentów do ZUS-u).

Nie ma powodów do obaw

Proponowana zmiana sama w sobie nie wymusza posługiwania się płatnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym - ustala tylko, czy płatnik ma prawo do składania deklaracji w formie papierowej. Jeżeli go nie ma, będzie obowiązany podpisać deklarację elektroniczną z podpisem cyfrowym (niekoniecznie kwalifikowanym) - np. za pomocą Profilu zaufanego e-PUAP - o ile robi to osobiście. Jednak już biura rachunkowe korzystające z upoważnienia za pomocą druku UPL-1 będą mogły składać elektroniczne deklaracje wyłącznie z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

W wielu przypadkach będzie to oznaczało dodatkowe koszty dla biur rachunkowych oraz dużych firm, gdyż w kwalifikowane podpisy elektroniczne trzeba będzie wyposażyć kolejne osoby. Z drugiej strony - może to oznaczać oszczędności na papierze i opłatach pocztowych, a także ułatwić wprowadzanie korekt w dokumentach i ułatwić ich obieg.

Kowalski może spać spokojnie

Na razie są to wyłącznie proponowane zmiany w ustawie podatkowej. Nie wiadomo jeszcze kiedy i w jakiej ostatecznie formie zostaną wprowadzone. Nie dotyczą one jednak samych podatników podatku PIT, czyli osób fizycznych - zarówno pracujących na umowach o pracę lub otrzymujących wynagrodzenie na podstawie innych form umów cywilno-prawnych, jak i prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Te osoby nadal będą mogły rozliczać się w tradycyjny, papierowy sposób lub nieco nowocześniej, wygodnie i szybciej - za pomocą e-Deklaracji.

Marcin Sikora

loaderek.gifoverlay.png