Raporty, których nikt nie rozumie

Specjaliści zajmujący się monitorowaniem ryzyka w firmach bywają traktowani jako zło konieczne: pozycja kosztowa, wytwórnia raportów których nikt nie czyta i nie rozumie. Tymczasem bardzo niewiele potrzeba, aby ten „koszt” przynosił firmie konkretną biznesową korzyść. Kluczem do sukcesu jest rozumienie prawdziwych potrzeb osób zarządzających spółką.

Pisane językiem hermetycznym, zrozumiałym jedynie dla analityków, pełne wskaźników, statystyk i wykresów pozbawionych interpretacji - takie właśnie raporty zasypują codziennie skrzynki e-mailowe menadżerów. Produkowane są w ilościach hurtowych, jakby samo to uzasadniało sens istnienia komórki raportującej. Z perspektywy osób zarządzających, dla których są opracowywane, dodatkową komplikacją jest fakt, że raport z definicji opisuje przeszłość. Odnoszenie się do zdarzeń, np. sprzed roku, czyni je bezużytecznymi dla menadżerów skupionych na przyszłości.

Ustal potrzeby

Dobrej jakości system raportowania, obojętne czy dotyczącego ryzyka czy finansów spółki, decyduje o suwerenności menadżera. Dzięki właściwie dobranym i przedstawionym informacjom, jest on w mniejszym stopniu narażony np. na manipulacje różnych grup nacisku. Niezbędne jest jednak wcześniejsze precyzyjne określenie potrzeb odbiorców raportów. Ustalenie, do czego dane informacje są im potrzebne. Na tej podstawie analityk ryzyka będzie w stanie rzetelnie powiedzieć, jakich informacji może dostarczyć i zrobić to w odpowiedniej formie.

Oczekuj zwięzłości i odpowiedniej częstotliwości

Należy zacząć od jednoznacznego rozróżnienia trzech podstawowych rodzajów dokumentów: raportu, analizy oraz informacji zarządczej. Ten pierwszy, i najczęściej opracowywany, dotyczy przeszłości, wobec czego jest pewnego rodzaju sprawozdaniem. Nie porównuje poprzednich okresów, nie bada tendencji ani trendów. Zawiera informacje, które są, w mniejszym lub większym stopniu, znane obiegowo, zwłaszcza w przypadku mniejszych organizacji. Jeśli są precyzyjne i bezbłędne, stanowią podsumowanie i uporządkowanie faktów. Mogą one stać się podstawą do zlecenia analizy, jeżeli jeden z problemów opisanych w raporcie zwróci szczególną uwagę decydenta.

Raport, który skutecznie dostarcza informacje istotne biznesowo, musi spełnić kilka warunków. Powinien być krótki i zwięzły - dostosowany do percepcji odbiorcy. Ważne też, by formuła dokumentu była wypracowana wspólnie ze wszystkimi jego użytkownikami tak, by każdy rozumiał co i gdzie może w nim znaleźć. Raporty powinny obejmować możliwie krótki okres. Dzięki temu dostarczą aktualnych informacji, które mogą mieć realny wpływ na bieżącą lub przyszłą sytuację. Duża częstotliwość może sprawić, że w raporcie znajdzie się wiele rubryk nie zawierających żadnych zdarzeń. Z punktu widzenia menadżera stanowi to jednak znacznie mniejszy problem, niż uzyskanie informacji zbyt późno.

Bardzo praktycznym nawykiem jest cykliczne weryfikowanie, czy dotychczas generowane dokumenty są faktycznie wykorzystywane w firmie – być może ich życie kończy się w skrzynkach odbiorców. Dzięki temu możliwe jest wyeliminowanie raportów bezużytecznych w danej organizacji. Nadrzędnym celem jest przecież dostarczanie informacji potrzebnych firmie, nie samo ich zebranie. W przeciwnym razie, jak w niezapomnianym „Zezowatym szczęściu”, raportowanie ewoluować może aż do komicznej sprawozdawczości dla sprawozdawczości.

Dociekaj

Raport agreguje informacje i jest okresowy, natomiast analiza ma zazwyczaj charakter punktowy. Odnosi się do jednego zjawiska lub problemu, np. odpowiada na pytania typu: „z jakiego powodu został przekroczony wskaźnik ryzyka?”, „dlaczego wzrasta liczba reklamacji?”, „z jakiego powodu ważny wskaźnik dochodzi do wartości krytycznej?”. Analiza zawiera też opis danych wejściowych z uzasadnieniem doboru tych informacji. Analizy są opracowywane stosunkowo rzadko. Problemem dla ich adresatów może być zbyt beletrystyczny styl dokumentu, co samo w sobie może zwiększać ryzyko przedstawiania subiektywnej oceny.

Bądź świadom poziomu ryzyka

Raport zaspokaja głód informacji, a analiza pozwala zrozumieć. Tymczasem informacja zarządcza jest reakcją na chęć podjęcia świadomej decyzji. Mówi o tym, z jakim rodzajem i poziomem ryzyka wiąże się każda z rozpatrywanych alternatyw decyzyjnych. Ten rodzaj dokumentu może zawierać zalecenia oraz propozycje dotyczące kierunku działań.

Jeżeli informacje generowane przez zespół zarządzania ryzykiem nie odpowiadają potrzebom menadżerów, a ci nie sygnalizują tego problemu, powstaje pytanie, na podstawie czego zarządzający podejmują decyzje? Odpowiedź daje pewien pogląd na kulturę zarządzania w danej firmie, chociaż wcale nie musi przesądzać o skuteczności decyzyjnej.

Nie namawiam do lekceważenie intuicji, która w wielu sytuacjach może pełnić rolę wewnętrznej „rady nadzorczej”. Rzecz w tym, by porównywać swój stan pewności z informacją pochodzącą z otoczenia zewnętrznego. Takie podejście pomaga uniknąć wielu błędów decyzyjnych, a tym samym zwiększa szanse na sukces.

Dobry raport precyzyjnie odpowiada na potrzeby jego adresatów. Dlatego przedstawiciele komórek analitycznych odpowiedzialnych za raportowanie powinni chcieć te potrzeby poznać i stale weryfikować ich ewolucję, by nie popaść w rutynę. Jedynie dzięki właściwej formie i selekcji informacji, menedżerowie mogą niwelować ryzyko podejmowanych decyzji  - co ważne jest zarówno dla organizacji, pracowników, jak i ich samych.

Anna Sielanko
PKO BP Finat 

• PKO BP Finat  Sp. z o.o. - Spółka z Grupy PKO BP, która świadczy kompleksowe usługi firmom z sektora finansowego – m.in.: usługi agenta transferowego, księgowości funduszy i spółek. Specjalizuje się również w outsourcingu kompetencyjnym specjalistów IT, zespołów projektowych oraz procesów informatycznych.
  
  

• Dziś firma nie musi zatrudniać zespołu IT, by móc korzystać z pracy doskonałych programistów. Body leasing IT oferuje usługę tymczasowego najmu fachowców o różnych kompetencjach w tej dziedzinie. Wszystkimi formalnościami zajmuje się wyspecjalizowana firma. Rozwiązanie to pozwala optymalizować koszty zatrudniania i eliminować związane z tym formalności.

  PKO BP FINAT jest spółką wyspecjalizowaną w outsourcingu specjalistów, zespołów projektowych oraz procesów IT.
  
  Aż 74 proc. przedstawicieli małych i średnich przedsiębiorstw uważa, że outsourcing IT ma duże znaczenie dla informatyzacji firm. Korzysta z niego ponad połowa badanych (55 proc.), a 47 proc. twierdzi, że jego rola znacznie w rosła w ostatnich latach – oto najważniejsze wnioski raportu dotyczącego outsourcingu IT przygotowanego przez ICAN Research.
  
  

Czytaj także:

Wynajmij specjalistów IT