Samochód firmowy a podatki

Odliczenia podatku VAT można dokonać tylko od samochodów osobowych o całkowitej masie poniżej 3,5 tony. Obowiązują dwie stawki: 100 proc. i 50 proc. Komu przysługują? Jakie obowiązki spoczywają wówczas na przedsiębiorcy?

Podatek VAT

O odliczeniu VAT decyduje sposób użytkowania samochodu. 100 proc. podatku VAT wolno odliczyć, jeśli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych. W przypadku kontroli to podatnik musi udowodnić, że auto jest używane tylko w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jednym ze sposobów ku temu, nawet w małych firmach, może być wprowadzenie regulaminu zakazującego wykorzystywania go do celów prywatnych.

W takiej sytuacji podatek VAT można odliczyć od kosztów związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą takich jak: kupno pojazdu, leasing auta oraz wszelkie koszty eksploatacji (przykładowo: ubezpieczenie obowiązkowe i dobrowolne, okresowe przeglądy, naprawy i zakup części zamiennych, kupno paliwa, korzystanie z myjni, zakup i wymiana opon, opłaty parkingowe).

Obowiązki

Podatnik jest zobowiązany m.in. do złożenia w urzędzie skarbowym formularza VAT-26 w ciągu 7 dni od daty poniesienia pierwszego kosztu związanego z użytkowaniem samochodu firmowego. Należy prowadzić dokładną ewidencję przebiegu pojazdu – musi znaleźć się w niej data i opis każdej pokonanej trasy, cel wyjazdów, imię i nazwisko kierowcy, liczba przejechanych kilometrów, a ponadto stan licznika na początku i na końcu każdego okresu.

Natomiast jeśli auto używa się w „systemie mieszanym”, tzn. do celów zarobkowych i do celów prywatnych, można odliczyć tylko 50 proc. W tym przypadku nie można odliczyć VAT-u od kosztów zatankowanej benzyny, ropy czy gazu, ale za to nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.

Podatek dochodowy

Koszty ponoszone z tytułu korzystania z pojazdu do prowadzenia działalności można odliczyć również od podatku dochodowego. W tym przypadku kwota uzależniona jest od tego, czy pojazd znajduje się w ewidencji środków trwałych firmy. Jeśli tak, to wszystkie wydatki związane z samochodem można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu (np. zakup paliwa i części zamiennych, koszty przeglądów, składki na ubezpieczenie OC i AC, opłaty parkingowe).

Odpisy amortyzacyjne

Wprowadzając samochód do majątku firmy, trzeba ustalić jego wartość początkową w oparciu o fakturę lub umowę kupna, a w razie nieposiadania tych dokumentów – na podstawie ceny rynkowej podobnych pojazdów. To dzięki temu można dokonać odpisów amortyzacyjnych. Stawki amortyzacyjne można znaleźć w „Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych”, które stanowią załącznik do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

A co z przedsiębiorcami, którzy nie wykazali prywatnego samochodu w ewidencji środków trwałych? Wówczas wolno rozliczać tylko „kilometrówkę”, ale nie można odliczyć od podatku VAT kosztów amortyzacji czy zakupu paliwa.

Kiedy wypożyczasz auto

Nie zawsze przedsiębiorcy opłaca się kupować pojazd na firmę. Czasami taniej go wypożyczyć – przedsiębiorca musi wówczas nie tylko uiścić czynsz, ale również pokryć inne koszty związane z używaniem auta (np. zakup paliwa czy opłaty parkingowe). Trzeba jednak pamiętać, że wszystkie te wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, o ile prowadzimy ewidencję przebiegu pojazdu (uwaga: dotyczy to samochodów niespełniających wymogów ustawowych jako ciężarowy).

Mariusz Tomczak
Redakcja CPP

Czytaj także:

Firmowe auto - gotówka, kredyt, a może leasing?