Burza z pomysłami

Skąd wziąć dobry pomysł? Najlepiej spowodować burzę… mózgów. Jest to ciekawa alternatywa dla spotkania, podczas którego zamiast twórczej dyskusji odbywa się „bicie piany”. Sprzyja wypracowaniu innowacyjnych rozwiązań, pomaga budować twórczą atmosferę w zespole, a jednocześnie integruje jego członków.

Technika ta służy do generowania pomysłów związanych z konkretnym tematem, angażuje grupę i może być źródłem oryginalnych i niestandardowych rozwiązań. Warto ją stosować, ponieważ nie wymaga ani skomplikowanych narzędzi, ani budżetu. Dla większości uczestników jest inspirująca i atrakcyjna, pozwala odkryć niespodziewany potencjał nawet u tych osób, które na co dzień sprawiają wrażenie mało kreatywnych.

Ekstrawagancja mile widziana

Alex Osborn, wicedyrektor jednej z największych w świecie agencji reklamowych BBDO, doszedł do tych wniosków już w 1939 roku i rozpropagował tę popularną do dzisiaj technikę. Czuł się nieusatysfakcjonowany poziomem kreatywności u indywidualnych osób, więc zaczął organizować spotkania, podczas których motywował zespół do grupowego myślenia. Okazało się bardzo skuteczne i było źródłem wielu wartościowych idei. Kilkanaście lat później opublikował swoje wnioski.

Do najważniejszych z pewnością należą zasady, którymi należy się kierować, organizując burzę mózgów:

• niczym nieskrępowana wyobraźnia
• przedstawienie możliwie dużej liczby pomysłów
• brak krytyki

Proponowane pomysły mogą, a nawet powinny być ekstrawaganckie i nowatorskie. Żeby takie się pojawiły, warto również zaprosić specjalistów z zupełnie innych dziedzin, którzy na dany problem będą potrafili spojrzeć z innej strony. Na etapie werbalizowania konceptów nie liczy się jakość, ale ilość. Na wartościowanie pomysłów przyjdzie czas na etapie oceny przez zespół ekspertów.

Sprzyjające warunki atmosferyczne

Żeby pomysłów było dużo, a wśród nich pojawiły się także te na pozór szalone, uczestnicy spotkania nie powinni krytykować się nawzajem. Ważne, aby sobie ufali i mieli odwagę wyrażać najbardziej nietypowe myśli. Dlatego tak istotną rolę pełni moderator, którego rola nie sprowadza się tylko do zapisywania pomysłów na flipcharcie. Jego głównym zadaniem jest zachęcanie do wypowiedzi, nakierowywanie przy pomocy pytań dodatkowych i pilnowanie przestrzegania zasad. Sam nie generuje pomysłów. Jest odpowiedzialny za przebieg spotkania i atmosferę sprzyjającą osiąganiu zamierzonych efektów.

W dalszej części zespół ekspercki, już ściśle związany merytorycznie z danym tematem, ma za zadanie ocenić listę pomysłów, realne możliwości ich wdrożenia i nadać im priorytety. Idealnie, gdyby członkowie tego zespołu nie brali udziału w części pierwszej. W praktyce zdarza się jednak tak, że po wyczerpaniu pomysłów, te same osoby dyskutują nad poszczególnymi punktami, dokonując ich oceny pod względem jakości oraz przydatności.

Odmienne stany pogodowe

Burza mózgów, poza jej typową formą opisaną powyżej, może mieć kilka odmian. Jedną z nich jest wersja sieciowa, pozwalająca „spotkać się” bardziej rozproszonym zespołom. Odnajdą się w niej także bardziej nieśmiali uczestnicy. Dla tych właśnie, którzy nie mają odwagi wypowiadać się na forum, stworzono także technikę „podaj dalej”. Polega ona na zapisywaniu swoich pomysłów na kartce i przekazywaniu ich osobie siedzącej obok, która może rozwinąć zapisaną myśl i dopisać swój własny pomysł. Poczucie anonimowości może również zapewnić nominal group technique (NGT). Polega ona na tym, że moderator zbiera pomysły uczestników zapisane na kartkach, a w dalszej kolejności organizuje głosowanie na poszczególne koncepcje. Elektroniczne wersje burzy mózgów mogą być wspierane przez dostępne na rynku narzędzia typu: Conceptboard, Prezi lub Stormboard.

Niektórzy zarzucają burzy mózgów zbyt wysoki poziom pobudzenia, związany z presją generowania pomysłów, reagowaniem na zachowanie innych i wchodzeniem w interakcje społeczne. Jeżeli grupa rzeczywiście nie czuje się zbyt komfortowo w takich warunkach, może wykorzystać metodę „635”, gdzie 6 oznacza liczbę osób, 3 liczbę pomysłów, 5 – minuty. Uczestnicy zapisują na kartkach problem, nad którym będą pracować przez 5 minut. Każdy wymyśla 3 rozwiązania i czytelnie zapisuje je na kartce w formie krótkiego zdania, a następnie podaje formularz kolejnej osobie np. zgodnie z ruchem wskazówek zegara. Pomysł sąsiada można uzupełniać i rozwijać. Procedura jest powtarzana tak długo, aż do każdego z uczestników wróci ta kartka, którą miał na początku. Na koniec wszystkie propozycje przedstawiane są na forum i wybiera się z nich te najlepsze. Mogą one zostać umieszczone na osiach zawierających takie parametry, jak np. koszt czy czas wdrożenia w zależności od czynników istotnych w danej sytuacji (patrz grafika).

Warto jednak – jeśli jest taka możliwość - sięgać po wersję burzy mózgów, której kluczowym elementem jest dyskusja na żywo. Podczas takiego spotkania uczestnicy inspirują się na bieżąco, słysząc nawzajem swoje wypowiedzi, dopowiadając kolejne pomysły i rozwijając je.

Anna Ciechanowicz-Lewkowicz
Specjalista PKO Banku Polskiego

• Burza mózgów: praktyczne wskazówki

  I. Kiedy i po co?

  Wykorzystaj tę technikę, jeśli:

  • poszukujesz przyczyn/y problemu,
  • poszukujesz rozwiązań problemu,
  • poszukujesz nowego sposobu działania,
  • zamierzasz wymyślić/wdrożyć/udoskonalić nową usługę produkt,
  • chcesz budować twórczą atmosfery pracy zespołowej.

  II. Jak?

  Warunki efektywności:

  • optymalna wielkość grupy to 8-12 osób,
  • wśród uczestników są zarówno specjaliści w danej dziedzinie, specjaliści w dziedzinie pokrewnej, jak i osoby spoza dziedziny- chętne do twórczej pracy,
  • uczestnicy się znają,
  • wyznaczenie ról: prowadzącego i sekretarza (każdą z funkcji pełni inna osoba),
  • prowadzący nie jest przełożonym uczestników,
  • pomiędzy członkami grupy nie ma zależności hierarchicznych,
  • brak konfliktów i napięć między uczestnikami,
  • pomieszczenie: zapewnia miejsca dla uczestników w półokręgu twarzą do tablicy(flipcharta), na której zapisywane są pomysły,
  • czas trwania: 0,5-1 h (w zależności od złożoności problemu i dynamiki pracy grupy)

  III. Co po kolei?

  Etapy:

  1. Poszukiwanie pomysłów

  • Wyjaśnij kontekst spotkania (dlaczego zajmujemy się tym tematem).
  • Sformułuj problem w postaci pytania i zapisz w widocznym miejscu.
  • Przedstaw i omów zasady.
  • Pilnuj przestrzegania zasad, eliminuj zwroty oceniające.
  • Zachęcaj do twórczej aktywności, pozytywnie reaguj na pomysły.
  • Przełamuj impas, poprzez zadawanie pytań naprowadzających.
  • Wyślij wszystkim uczestnikom spotkania spisane pomysły na następny dzień z prośbą o ewentualne uzupełnienie (twórczy umysł pracuje jeszcze po zakończeniu burzy mózgów).
  • Koniecznie zrób przerwę po tym etapie.

  2. Weryfikacja pomysłów (ocena, wybór)

  • Mogą dokonywać jej uczestnicy etapu I lub odrębna grupa ekspertów.
  • Ustal lub przedstaw kryteria wyboru i nadaj im wagi lub wartości.
  • W mniej złożonych problemach weryfikacja może być dokonana przez odrzucenie najsłabszych pomysłów lub wybór najlepszych metodą głosowania, porównywania parami etc.
  • Proś osoby wyrażające odrębny głos o uzasadnienie swojego stanowiska.
  • Jeśli pomysłów jest bardzo dużo, warto je pogrupować według jakiejś wspólnej cechy.

  3. Dopracowanie pomysłów (opcjonalnie, w zależności od przebiegu pozostałych etapów)

  • Jeżeli wygenerowane i zweryfikowane pomysły nie spełniają postawionego celu lub nie są wystarczające do opracowania rozwiązania, przeprowadź raz jeszcze sesję generowania i weryfikacji pomysłów na podstawie wybranych w poprzednim etapie rozwiązań.
  • Nie jest konieczne by na tym etapie brały udział wszystkie osoby zaangażowane w tworzenie pomysłów, jednak zróżnicowanie grupy pozwoli na wypracowanie lepszego rozwiązania, Jeżeli etap weryfikacji pomysłów przeprowadzasz razem z uczestnikami wcześniejszego etapu postaraj się o zmianę miejsca lub choćby zmianę miejsc wśród uczestników.
  • Pozostała cześć tego etapu przebiega podobnie jak poprzednie.

  4. Zamknięcie (podsumowanie, archiwizacja)

  • Podziękuj wszystkim uczestnikom za udział
  • Zarchiwizuj wszystkie pomysły
  • Zadbaj o wdrożenie wybranych pomysłów
  • Poinformuj o wdrożeniu, decyzji odnośnie ich wdrożenia, przyczyn niewdrożenia

  IV. O czym należy pamiętać?

  Główne zasady, o których trzeba pamiętać i poinformować o nich uczestników:

  • nie oceniaj pomysłów innych, nie krytykuj, nie komentuj i nie pozwól, aby inni to robili,
  • nie deprecjonuj własnych pomysłów ( „pewnie nie jest to dobry pomysł, ale…”),
  • formułuj swój pomysł konkretnie i zwięźle,
  • nie koncentruj się na argumentowaniu,
  • chwytaj pomysły innych - uzupełniaj je i rozwijaj, inspiruj się nimi,
  • posługuj się swobodnie swoją wyobraźnią,
  • każdy pomysł jest zapisywany i widoczny dla grupy uczestniczącej w burzy mózgów,
  • każdy pomysł jest ważny - nawet jeśli nie stanowi najlepszego rozwiązania, to może być jego zaczynem,
  • każdy ma prawo zgłosić dowolną liczbę pomysłów,
  • zgłaszaj nowe pomysły, nawet jeśli uważasz, że ten „najlepszy” już został wyartykułowany.

  
  Zenona Mazuś-Bodokanis
  Ekspert PKO Banku Polskiego

Czytaj także:

Perfekcyjnie uszyta firma

Zawsze o krok do przodu