Jak dbać o płynność finansową firmy

W czasach, gdy znaczna część należności spływa po terminie wynikającym z faktury, firmy nieustannie zagrożone są utratą płynności finansowej. Jak zarządzać płatnościami od kontrahentów? Jak zapobiegać opóźnieniom?

Utrata płynności finansowej to spore zagrożenie dla przedsiębiorstw, które w skrajnej sytuacji może doprowadzić do upadłości. Nieotrzymywanie płatności na czas skutkuje tym, że nie możemy w terminie opłacić naszych dostawców i kontrahentów. Na opóźnieniach cierpią również nasi klienci, którzy otrzymują zamówione produkty i usługi w czasie późniejszym, niż się ich spodziewali. Niewypłacalność jednej firmy grozi pociągnięciem za sobą niewypłacalność innych przedsiębiorstw – zajmujących się dostawą naszych produktów, produkcją części niezbędnych do ich wytworzenia itp.

Na szczęście, prowadząc przemyślaną politykę zarządzania należnościami, można skutecznie zminimalizować ryzyko utraty płynności finansowej i w ten sposób zabezpieczyć interesy prowadzonego przez nas biznesu. Jakie działania i narzędzia możemy do tego zastosować?

Przemyślana umowa

Niezwykle istotne dla zachowania płynności finansowej firmy jest takie konstruowanie umów z kontrahentami, aby uchronić się ich zapisami przed ryzykiem opóźnionych płatności. Żeby dokument okazał się pomocny w dochodzeniu naszych praw, powinien zawierać takie elementy jak: wartość przedmiotu umowy, szczegółowy opis zakresu czynności, jakich dotyczy oraz określenie daty i formy zapłaty należności. Powinny być w nim też ujęte konsekwencje opóźnienia zapłaty, np. odsetki umowne. Ponadto w umowie należy wskazać rodzaj i formę dokumentów potwierdzających złożenie zamówienia oraz jego realizację (faktury VAT, potwierdzenie odbioru wykonania zlecenia itp.).

Uzgadniając z kontrahentem termin spłaty należności, warto wziąć również pod uwagę to, kiedy musimy opłacić VAT naszej firmy, kiedy przypadają terminy płatności podatków,  świadczeń do ZUS, rat kredytowych i leasingowych, czy kiedy musimy wypłacić wynagrodzenia zatrudnianym przez nas pracownikom.

Wszystkie te zapisy pomogą nam w dochodzeniu należności, gdy zajdzie konieczność i tym samym zmniejszą ryzyko niespłacenia należności. Przemyślana umowa pozwoli nam, w razie potrzeby, dochodzić swoich praw w sądzie. Im więcej dokumentów potwierdzających zasadność naszych roszczeń finansowych uda nam się przedstawić, tym większe są szanse, że ostatecznie otrzymamy należne nam pieniądze.

Gwarancja bankowa

Do tej pory mówiliśmy o tym, jak zabezpieczyć się, żeby w miarę możliwości utrzymać płynność i móc wywiązywać się ze swoich zobowiązań w terminie. Teraz rozważmy okoliczność, w której zabezpieczymy się na wypadek, kiedy tę płynność mimo wszystko utracimy. Rozwiązaniem problemu może być gwarancja bankowa. To dokument, na mocy którego bank zobowiązuje się do wypłaty na rzecz beneficjenta (kontrahenta naszej firmy, np. dostawcy produktów lub usług) określonej sumy w sytuacji, gdy nie wywiązaliśmy się z zobowiązań zabezpieczonych gwarancją. Co to oznacza w praktyce?

- Przykładowo, można zabezpieczyć w ten sposób spłatę pożyczki, zwrot zaliczki czy opłatę cła lub podatku – wyjaśnia Anna Sokołowska, doradca finansowy z PKO Banku Polskiego. – Gdy nasz klient nie wywiąże się na czas ze swojej płatności, gwarancja bankowa zapewni nam możliwość terminowej spłaty zobowiązań wobec naszych kontrahentów, np. dostawców.

Ta forma zabezpieczenia sprawdza się szczególnie u eksporterów, zabezpieczających w ten sposób spłatę podatku w przypadku tranzytu.

Ubezpieczenie należności

Przed niewypłacalnością kontrahentów możemy się również ubezpieczyć. Przed podpisaniem polisy ubezpieczeniowej zbierane są informacje o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, z którym chcemy zawrzeć umowę. To z góry pozwala nam ocenić, czy powinniśmy podejmować z nim współpracę, czy wiąże się z tym zbyt wysokie ryzyko. Dopiero po weryfikacji wiarygodności potencjalnego partnera zawiera się z nim umowę, którą następnie można ubezpieczyć. W przypadku, gdy tak sprawdzony kontrahent nie wywiązuje się z umowy, otrzymujemy wsparcie prawne przy odzyskiwaniu należności.

Należy pamiętać, że ubezpieczenie należności pociąga za sobą dodatkowe koszty. Jednak po skalkulowaniu potencjalnych strat, jakie może ponieść firma, gdy kontrahent będzie spóźniał się z zapłatą często okazuje się to opłacalne.

Faktoring

Faktoring to połączenie zalet ubezpieczenia należności i ich finansowania. Po zawarciu umowy właściciel firmy ceduje wszystkie swoje wierzytelności na bank. W praktyce oznacza to, że bank realizując swoją rolę faktora, zarządza wierzytelnościami firmy, terminami spłat, a także finansuje wierzytelności – wypłaca firmie ustaloną w umowie zaliczkę naliczaną od przekazanych mu faktur.

To bardzo korzystne i wygodne rozwiązanie  dla przedsiębiorców. Nie muszą bowiem czekać, aż kontrahent spłaci należność, lecz otrzymują ją od banku w dniu wystawienia faktury, co pozytywnie przekłada się na płynność finansową firmy.

Bank bierze na siebie również ryzyko niewypłacalności naszych kontrahentów oraz prowadzenie czynności windykacyjnych, jeśli zajdzie taka konieczność. Warto rozważyć tę formę zabezpieczenia w sytuacji, kiedy często mamy problemy ze ściągnięciem należności od firm partnerskich.

Kredyt obrotowy

Instrumentami finansowymi, które ułatwią firmie utrzymać płynność finansową, są również kredyty obrotowe i linie kredytowe w rachunku. Pozwolą one na sfinansowanie działalności przedsiębiorstwa m.in. w sytuacji, gdy nasi kontrahenci spóźniają się z realizacją wystawionych im faktur lub występuje spiętrzenie płatności w jednym terminie.

- Zakres działań, za jakie możemy zapłacić środkami pozyskanymi z kredytu, formułujemy w trakcie negocjacji z bankiem, podobnie jak jego wysokość i warunki spłaty. Najczęściej możemy regulować go zgodnie z finansowym rytmem działalności naszej firmy - tłumaczy Adriana Bach, doradca finansowy PKO Banku Polskiego.  Z reguły okres spłaty jest krótszy niż rok. Kredyt obrotowy jest wygodnym rozwiązaniem zabezpieczającym firmę przed utratą płynności finansowej, gdyż zazwyczaj jest nam udostępniany w formie kredytu na rachunku bieżącym.

Windykacja

Jeśli nasi partnerzy biznesowi nie wywiązują się na czas ze spłat należności, a wierzytelności naszej firmy nie są zabezpieczone polisą czy faktoringiem, wtedy o pomoc w ściągnięciu długów możemy poprosić jedną z firm windykacyjnych. Jej pracownicy wesprą nas w szybkiej i skutecznej egzekucji wierzytelności.

Zanim jednak do tego dojdzie, lepiej dobrze jest zabezpieczyć spłatę należności poprzez zawarcie odpowiedniej umowy pozwalającej na jej bieżące monitorowanie. O wiele bardziej komfortową sytuacją jest ubezpieczenie należności czy zawarcie umowy z bankiem, który wspomoże nas w trudnej sytuacji. Warto rozważyć jedną z przedstawionych możliwości zabezpieczenia ryzyka niewypłacalności, przyszłości zwłaszcza w okresie wahań koniunktury.

Joanna Janowicz

Czytaj także:

http://bankomania.pkobp.pl/moja-firma/jak-w-banku/propozycje-dla-biznesu/
http://bankomania.pkobp.pl/moja-firma/jak-w-banku/jak-efektywnie-wykorzystac-nadwyzki-na-rachunku-biezacym-firmy/
http://bankomania.pkobp.pl/moja-firma/inwestuj-i-zarabiaj/efekt-plateau-w-twojej-firmie-czyli-kiedy-przychodzi-czas-na-rozwiniecie-skrzydel/
http://bankomania.pkobp.pl/moja-firma/inwestuj-i-zarabiaj/akceptacja-kart-platniczych-w-firmie-kiedy-to-sie-oplaca/