Fakturowanie po nowemu

Od początku 2014 roku zmieniły się zasady wystawiania faktur VAT - to efekt wejścia w życie nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług. O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy, żeby nie złamać nowych przepisów?

Generalna zasada brzmi: obowiązek podatkowy powstaje w chwili dostawy towarów lub wykonania usługi. 

• Oznacza to, że data przestała mieć decydujące znaczenie z punktu widzenia rozliczania podatku VAT.

Do wyjątków w tym względzie należy m.in. świadczenie usług budowlanych i telekomunikacyjnych, dostawa energii elektrycznej, najem, dzierżawa, leasing oraz stała obsługa prawna.

Dłuższe terminy fakturowania

Kiedy przedsiębiorca musi wystawić fakturę? Już nie - tak jak było do końca 2013 roku - do 7 dni od dostawy towarów lub wykonania usługi, lecz w ciągu 15. dni od zakończenia miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż. Efekt? Nie można przesuwać obowiązku podatkowego na kolejny miesiąc.

Zupełną nowością jest także możliwość wystawienia faktury nawet do 30 dni przed wystąpieniem obowiązku podatkowego. Wydłużenie wszystkich terminów wystawiania faktur wynika z dostosowywania polskiego prawodawstwa do unijnych przepisów.

Szczególne terminy

• Trzeba jednak pamiętać, że od początku tego roku w naszym prawie - oprócz tych wymienionych przed chwilą - są stosowane jeszcze inne terminy wystawiania faktur.

 W przypadku usług budowlanych lub budowlano-montażowych faktury można wystawiać nie później niż do 30 dnia liczonego od dnia wykonania usługi. Przy sprzedaży książek drukowanych czas na wystawienie faktury wynosi 60 dni od dnia wydania towarów. Natomiast przy drukowaniu książek można to zrobić w ciągu aż 90 dni od dnia transakcji.

Ale to jeszcze nie wszystko. Nie później niż wraz z upływem terminu płatności fakturę wystawia się w przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, dostarczania gazu przewodowego oraz świadczenia m.in. usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, dozoru i przechowywania mienia, ochrony osób stałej obsługi prawnej.

Zwolnienia z VAT

Zgodnie z nowymi przepisami, faktury wystawiane przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT muszą zawierać te same dane, które dotychczas widniały na rachunkach. To dobra informacja dla osób, które przez długie lata przyzwyczaiły się do wystawiania tych ostatnich dokumentów. Omyłkowe zatytułowanie faktury nagłówkiem "rachunek" nie powinno nikomu spędzać snu z powiek, bowiem zgodnie z przepisami prawa tytuł nie stanowi obowiązkowej części faktury.

W przypadku wystawiania faktur dla czynności zwolnionych z VAT nie należy zapomnieć o wskazaniu podstawy prawnej. W praktyce oznacza to konieczność podania konkretnego przepisu, który dotyczy takiego zwolnienia. Co do zasady muszą tak robić wszyscy (nie wyłączając osób udzielających korepetycji lub wykonujących usługi medyczne), chyba że korzystają ze zwolnienia podmiotowego albo świadczą usługi finansowe.

Koniec z rachunkami

• W celu ujednolicenia dokumentowania sprzedaży, od początku tego roku przedsiębiorcy zwolnieni z VAT wystawiają faktury, a nie - tak jak dotychczas - rachunki.

W dalszym ciągu przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie są zobowiązani do potwierdzania każdej sprzedaży dokumentem sprzedaży. Aczkolwiek obecnie na życzenie klienta muszą wystawić fakturę, a nie - jak było do końca ubiegłego roku - rachunek.

A co się zmieniło w przypadku faktur zaliczkowych? Z jednej strony od nowego roku można je wystawiać do 15. dnia następnego miesiąca, z drugiej - nie wolno zrobić tego wcześniej niż 30 dni przed wystąpieniem obowiązku podatkowego. W dalszym ciągu data wystawienia faktury zaliczkowej nie decyduje o obowiązku podatkowym. Od stycznia 2014 roku faktur zaliczkowych nie można już wystawiać np. w przypadku stałej obsługi prawnej czy drukowania książek.

Autentyczność pochodzenia, integralność, czytelność

Aby faktura została uznana za prawidłowo wystawioną, przedsiębiorca musi zapewnić jej autentyczność pochodzenia. Oznacza to, że podmioty oznaczone na dokumencie są uprawnione zarówno do jej wystawienia, jak i odbioru, a wszelkie dane zawarte w dokumencie są poprawne.

Równie ważna jest czytelność faktury (także w odniesieniu do układu widniejących na niej elementów) oraz integralność, tj. brak możliwości dokonywania w niej jakichkolwiek zmian. W tym ostatnim przypadku chodzi np. o posługiwanie się formatem .pdf, a nie .doc czy .rtf.

Forma nie ma znaczenia!

• Dużym ułatwieniem jest równe traktowanie faktur papierowych i elektronicznych. Podatnik może samodzielnie wybrać formę przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur.

W praktyce dopuszczalne są więc wydruki papierowe (umieszczone np. w segregatorze) oraz skany faktur papierowych przechowywane na dysku komputerowym. Spełnione muszą być jednak wymienione przed chwilą warunki: autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność.

Faktury uproszczone

Dla transakcji nie przekraczających 450 zł albo 100 euro można wystawić fakturę uproszczoną. Nie musi ona zawierać niektórych informacji, np.

• imienia i nazwiska albo nazwę podatnika i nabywcy towarów (usług) oraz ich adresy,
• miary i ilości dostarczanych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją (bez kwoty podatku),
• ceny jednostkowej towaru lub usługi nie zawierającej kwoty podatku.

Podaj przyczynę korekty

Kupiłeś coś w sklepie, masz paragon, ale zapomniałeś poprosić o fakturę? Zgodnie z nowymi przepisami sprzedający jest zobowiązany do wystawienia faktury w ciągu trzech miesięcy kalendarzowych od daty sprzedaży. Jednak kiedy przekroczysz ten termin, sprzedawca może tego odmówić.

Od 1 stycznia zmieniła się także definicja e-faktury. Teraz przepisy mówią, że jest to "faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym". Poza tym każda faktura musi zawierać informację o przyczynie korekty. Nie ma tutaj znaczenia, czy jest to zmiana "in plus", czy "in minus", czy też chcieliśmy uzupełnić dane formalne.

Mariusz Tomczak

Czytaj także:

Dotacje unijne 2014

5 sposobów na redukcję wydatków firmy

Efekt plateau w twojej firmie, czyli kiedy przychodzi czas na rozwinięcie skrzydeł