Konto firmowe a sprawy prywatne – co musisz wiedzieć?

Chociaż w Polsce mamy najwięcej jednoosobowych działalności gospodarczych, to nie można zapominać, że na rynku funkcjonuje również wiele innych form prawnych tj.: spółki z o.o, spółki komandytowe, spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne oraz spółki jawne. W samym tylko 2018 r. w rejestrze KRS zarejestrowano 45 151 nowych podmiotów tego typu. Właśnie do nich odnosi się najwięcej restrykcji, jeśli chodzi o wykorzystywanie firmowego konta, szczególnie gdy używasz go do spraw prywatnych.

Konto firmowe a prywatne

Zgodnie z przepisami działalność gospodarczą bez konta firmowego mogą prowadzić mikroprzedsiębiorcy, którzy w jednym z dwóch ostatnich lat zatrudniali mniej niż 10 pracowników i osiągnęli roczny obrót netto nieprzekraczający 2 mln euro. Jeśli jesteś takim przedsiębiorcą, możesz opłacać składki i podatki w formie gotówkowej, np. przekazem pocztowym. Pozostali właściciele firm muszą rozliczać się z ZUS i US za pośrednictwem rachunku bankowego.

Jako przedsiębiorca musisz posiadać konto, gdy ubiegasz się o zwrot podatku VAT. Prawo wymaga regulowania takich należności poprzez rachunek bankowy, jednak nie określa, czy ma to być konto osobiste, czy firmowe.

Co jednak, gdy chcesz korzystać z rachunku prywatnego do celów firmowych? Taka opcja jest dopuszczalna, jednak musisz pamiętać, żeby zgłosić to konto jako rachunek używany do prowadzenia działalności. W takim przypadku powinien to być rachunek osobisty, którego jesteś jedynym właścicielem. Do celów firmowych nie można używać konta wspólnego małżonków.

Korzystanie z prywatnego rachunku do prowadzenia działalności gospodarczej wydaje się mieć wiele zalet, jak na przykład możliwość uniknięcia formalności związanych z otwieraniem nowego rachunku. Musisz jednak mieć świadomość, że większość banków zabrania używania ROR-u prywatnego do celów firmowych, co jest najczęściej zawarte w regulaminie konta.

Powinieneś unikać łączenia konta prywatnego z firmowym również ze względów praktycznych. Takie połączenie utrudnia oddzielenie transakcji osobistych od związanych z prowadzoną działalnością. Oddzielny rachunek do celów firmowych pozwala na dokładniejsze dokumentowanie i kontrolowanie finansów firmy. Do tego musisz pamiętać, że używanie prywatnego konta w przypadku takich podmiotów, jak na przykład spółka z o.o., jest niedozwolone. Pieniądze spółki nie są przecież twoimi pieniędzmi.

Czy z konta firmowego można robić prywatne przelewy?

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą wykonywać prywatne przelewy z konta firmowego. Prawo działa także w drugą stronę. Z konta osobistego mogą być realizowane przelewy firmowe. Jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą nie musisz prowadzić konta firmowego, ponieważ przepisy tego nie wymagają. Pamiętaj jednak, że prowadząc działalność w takiej formie, za wszystkie swoje zobowiązania odpowiadasz całym swoim majątkiem. W tej sytuacji nie musisz rygorystycznie oddzielać środków prywatnych od firmowych. Jednak takie połączenie jest niewygodne przy planowaniu i kontroli firmowego budżetu.

Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku spółek jawnych, komandytowych i spółek z o.o. To, że jesteś prezesem lub udziałowcem takiej spółki, nie oznacza, że pieniądze tego podmiotu są twoimi pieniędzmi. Nie możesz ich wykorzystywać do prywatnych celów. Te pieniądze staną się dla ciebie dostępne, gdy zostaną ci wypłacone w formie wynagrodzenia, dywidendy lub czynszu najmu po opłaceniu podatku.

Czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy?

Może zdarzyć się sytuacja, że musisz pilnie coś kupić, a okazuje się, że prywatne konto świeci pustkami. Za to pieniądze masz na rachunku firmowym. Czy możesz zrobić prywatne zakupy, korzystając z tych środków?

Sytuacja jest analogiczna do tej, którą przedstawiliśmy odnośnie do prywatnych przelewów. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz skorzystać z pieniędzy na firmowym koncie i użyć ich do zrobienia prywatnych zakupów. Musisz jednak pamiętać, żeby nie wliczyć wydatków prywatnych do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Za to w przypadku różnego rodzaju spółek, robienie prywatnych zakupów z konta firmowego jest niedopuszczalne. Pieniądze mogą zostać pobrane z takiego konta co najwyżej jako zaliczka na poczet zysku lub jako wypłata zysku (jeśli jesteś wspólnikiem), w formie odsetek od udziału kapitałowego, a nawet jako pożyczka udzielona przez spółkę. Musi to zostać odpowiednio udokumentowane.

Pomyliłeś kartę prywatną i firmową? Zobacz, co zrobić!

Gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i posiadasz konto firmowe, możesz bez żadnych problemów korzystać w celach prywatnych z karty płatniczej przypisanej do tego rachunku. Karta firmowa może być używana wyłącznie przez właściciela firmy, którego dane identyfikacyjne zostały na niej umieszczone. Jedynym przeciwwskazaniem do takich płatności mogą być postanowienia ograniczające swobodę dysponowania środkami zawarte w umowie bankowej.

Co w przypadku, gdy pomylisz kartę firmową, należącą do spółki, z kartą prywatną i zrobisz nią prywatne zakupy? Pamiętaj, że użycie tych pieniędzy zawsze musi być oparte na jakiejś podstawie prawnej. Inaczej można to uznać za nieuprawnione pobranie środków finansowych, a za to grozi nawet kara więzienia. Gdy zatem zapłacisz przypadkowo kartą firmową za prywatne zakupy, najlepiej będzie zwrócić potem te pieniądze na konto spółki, a wypłatę zaksięgować jako pożyczkę od spółki.

Najkorzystniej jeśli konto firmowe potraktujesz zgodnie z tym, co sugeruje jego nazwa, a więc tylko do rozliczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W przypadku spółki jest to wręcz konieczne. Unikanie wykorzystywania pieniędzy firmowych do celów prywatnych pozwala przede wszystkim na skuteczne zarządzanie finansami firmy i na przejrzystość w przypadku kontroli US.

Prowadzenie dwóch osobnych rachunków: prywatnego i używanego do celów służbowych niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim pozwala zminimalizować formalności i liczbę spraw do każdorazowego wyjaśniania, jeśli mylnie wykorzystasz rachunki. Z kontem firmowym łatwiej prowadzić biznes i wiążące się z nim rozliczenia. W PKO BP założenie Konta Firmowego daje jeszcze więcej udogodnień. Możesz skorzystać w usług e-Księgowości, inteligentnego zarządzania finansami i łatwiejszym dostępem do leasingu, a także np. terminala płatniczego za 0 zł. Myślisz o założeniu firmy i nie masz jeszcze konta? Zobacz, jakie opcje oferuje PKO Konto Firmowe dla początkujących przedsiębiorców. To spore ułatwienie zarówno w rozpoczęciu działalności, jak i w późniejszym jej prowadzeniu.

Justyna Białowąs
ekspert w PKO Banku Polskim