Auto w leasingu w firmie transportowej – to musisz wiedzieć

Na czym polega leasing samochodu?

Leasing to umowa, w ramach której jedna ze stron (leasingodawca) nabywa daną rzecz i przekazuje ją drugiej stronie (leasingobiorcy) do używania na określony czas za określoną opłatą w ratach. Czyli w pewien sposób ją wynajmuje. W przypadku leasingu, dany przedmiot cały czas jest własnością leasingodawcy – przede wszystkim tym właśnie leasing różni się od kupna na raty. W tym drugim przypadku kupujący wprawdzie też płaci raty przez określony czas, ale produkt od razu należy do niego. W leasingu jest też opcja nabycia produktu lub przeniesienia praw własności po zakończeniu umowy. Umowę leasingu reguluje Kodeks cywilny.

Auto w leasing na firmę – kiedy się opłaca?

Leasing pozwala korzystać firmie ze środków trwałych (jak samochody czy maszyny), tak jakby była ich właścicielem, bez konieczności ponoszenia całości opłaty za wartość tych środków. To rozwiązanie dla firm, które nie mają wolnej gotówki lub przeznaczają ją na inny cel, a potrzebują kosztownego sprzętu niezbędnego do działalności. To również dobre rozwiązanie dla tych, którzy rozważają dopiero założenie firmy transportowej. Leasing mogą też wziąć pod uwagę przedsiębiorcy, którzy nie dostali kredytu bankowego. Przy leasingu wartość rat można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, w niektórych przypadkach są też inne zalety podatkowe – VAT płaci się stopniowo, gdy przy zakupie za gotówkę lub kredyt ratalny cały VAT trzeba zapłacić od razu.

Kupno na raty i leasing są do siebie podobne – w obu przypadkach można dokonać odpisów amortyzacyjnych (przy leasingu operacyjnym). Główna różnica to wspomniana już kwestia własności, ale przy kredycie bank może zażądać dodatkowego zabezpieczenia, co podnosi jego koszty. Przy podpisaniu umowy leasingu jest też mniej formalności.

Może się okazać, że nie dla wszystkich firm to leasing będzie bardziej opłacalny, dlatego warto sprawdzić także możliwość kupna produktu na raty.

Jakie są rodzaje leasingu?

• Leasing operacyjny. Ma miejsce, kiedy przedmiot leasingu – w tym przypadku samochód – jest środkiem stałym leasingodawcy i to on go amortyzuje. Wtedy leasingobiorca, czyli firma, która ten samochód chce „wynajmować”, może wliczać w koszty tylko raty leasingowe. Kosztem uzyskania przychodu są raty oraz opłata wstępna, obniża to więc podstawę opodatkowania. Istnieje możliwość wykupienia samochodu po zakończeniu umowy. Umowę tę zawiera się na krótki okres, ale muszą to być minimum 24 miesiące. Podatek VAT płaci się stopniowo, razem z ratami. Leasing operacyjny wybierają najczęściej małe i średnie firmy.
• Leasing finansowy. W tym przypadku samochód jest środkiem trwałym leasingobiorcy, czyli to dzierżawiąca go firma rozlicza zakup jako odpis amortyzacyjny. W koszty uzyskania przychodu przedsiębiorca może wrzucić tylko część odsetkową raty leasingowej, a podatek VAT płaci z całości od razu przy pierwszej racie. Leasing finansowy trwa dłużej, a po zakończeniu umowy przedmiot staje się własnością leasingobiorcy automatycznie. Ta forma leasingu jest bardziej podobna do sprzedaży ratalnej.
  Jeśli chcesz korzystać z przedmiotu przez krótki czas, leasing operacyjny może być lepszym rozwiązaniem. Nie bez znaczenia są też koszty, które trzeba ponieść na początku umowy w przypadku leasingu finansowego.
• Leasing zwrotny. Polega na tym, że firma najpierw sprzedaje swój majątek firmie leasingowej, a potem podpisuje umowę na korzystanie z niego za opłatą. Ta forma leasingu pozwala firmom znaleźć środki finansowe i nadal korzystać z przedmiotu potrzebnego w działalności. To rozwiązanie korzystne np. dla przedsiębiorców, którzy mają trudną sytuację finansową, chcą poprawić płynność lub potrzebują gotówki na inne cele, na przykład na inwestycje.

Jak wybrać rodzaj leasingu?

Przy wyborze rodzaju leasingu trzeba wziąć pod uwagę nie tylko cenę samej oferty, ale także wszelkie możliwe opłaty dodatkowe. Należy sprawdzić, jaka jest kwota leasingu (wartość samochodu plus zysk firmy leasingowej), wysokość opłaty wstępnej (może wynosić nawet 10-20 proc. wartości samochodu), kwota wykupu, kaucja, ubezpieczenie i inne dodatkowe opłaty, takie jak np. koszt monitu wzywającego do zapłaty. Warto też dowiedzieć się, czy opłata wstępna i koszty wykupu są wliczone w całkowitą kwotę leasingu, czy kaucja jest zwrotna (jeśli tak, to nie jest wliczana w koszt uzyskania przychodu), czy ubezpieczenie pokrywa cały okres spłacania leasingu, jak umowa zostanie rozliczona, jeśli samochód zostanie całkowicie zniszczony lub skradziony, jak leasing jest oprocentowany, czy i jakie są usługi towarzyszące.

Jakie pojazdy można brać w leasing?

Firmy leasingowe najchętniej finansują nowe samochody. Można znaleźć też oferty na leasing samochodów używanych (na przykład bez problemu na kilkuletnie ciągniki siodłowe), ale rzadko starsze niż 8-letnie. Jeśli chodzi o naczepy, to może się okazać, że leasingodawca niespecjalnie chce finansować starsze, bo jest to produkt, który szybciej się zużywa. W przypadku leasingu samochodów używanych okres umowy zwykle jest krótszy.

Są też wymagania dotyczące okresu działalności firmy, która chce wziąć samochód w leasing. Część firm wymaga, by istniała od przynajmniej kilku miesięcy. Są i takie, które dopuszczają umowy już na samym początku działalności, ale może to się wiązać z wysoką wpłata własną i dodatkowymi zabezpieczeniami.

Leasing samochodu osobowego a ciężarowego 

Leasingowanie samochodu osobowego i ciężarowego (o masie powyżej 3,5 t) różni się sposobem odliczania podatku VAT. Przy samochodzie ciężarowym zawsze można odliczyć 100 proc. podatku VAT od rat leasingowych oraz innych wydatków eksploatacyjnych, takich jak zakup paliwa. Nie są potrzebne dodatkowe formalności. To może być argument dla rozważających założenie firmy transportowej wykorzystującej pojazdy i masie do 3,5 t.

W przypadku samochodu osobowego, firma także może odliczać 100 proc. VAT od rat i innych wydatków, ale tylko wtedy, jeśli wykorzystuje ten pojazd jedynie w ramach działalności, a dodatkowo musi prowadzić kilometrówkę, zgłosić do urzędu skarbowego VAT-26 i mieć regulamin użytkowania auta. Jeśli samochód będzie wykorzystywany tylko do celów firmowych, odliczać można 50 proc. VAT od rat i wydatków związanych z użytkowaniem, już bez tych formalności.

Jak korzystać z samochodu w leasingu?

W trakcie umowy leasingu przedsiębiorca może korzystać z samochodu jak właściciel, ale formalnie nim nie jest i nie może być do czasu wygaśnięcia umowy. Powinien o niego dbać i utrzymywać w dobrym stanie technicznym. Powinien też prosić o zgodę właściciela, czyli firmę leasingującą, kiedy z auta chce skorzystać osoba trzecia (czyli nie pracownik lub członek najbliższej rodziny), w przypadku wyboru własnego ubezpieczyciela, zmiany miejsca serwisowania, wyjazdu za granicę czy przeróbek, jak zamontowanie instalacji gazowej i innych. Może to się też wiązać z opłatami wymienionymi w umowie, która szczegółowo reguluje warunki korzystania z samochodu.

Uszkodzenie, wypadek lub kradzież samochodu w leasingu

To ryzyko, które musi wziąć pod uwagę przedsiębiorca chcący skorzystać z leasingu. Co do zasady, koszty naprawy usterek leasingowanego pojazdu ponosi korzystająca z niego firma. Wyjątek stanowią te powstałe w wyniku naturalnego użytkowania lub z winy leasingodawcy. Firmy leasingowe mają zwykle umowy z serwisami samochodowymi, najczęściej autoryzowanymi, gdzie takie usterki można usunąć.

Jeśli dojdzie do wypadku nie z winy leasingującego, szkoda pokrywana jest z polisy OC. Jeśli z jego winy – z polisy AC. W umowie leasingowej może zawarta zostać możliwość rozliczenia szkody nie tylko bezgotówkowo, ale także kosztorysowo. Niestety, zwykle po naprawie, trzeba dopłacić VAT, gdyż ubezpieczenia wypłacane są w kwocie netto. Płatnicy VAT mogą potem ten podatek odliczyć.

W znacznie gorszej sytuacji firma transportowa znajdzie się w przypadku poważniejszego wypadku i szkody całkowitej (ubezpieczyciele mogą za szkodę całkowitą uznać nawet próg 60 proc. rynkowej wartości pojazdu). W takiej sytuacji, zgodnie z Kodeksem cywilnym, umowa leasingu wygasa. Oznacza to, że leasingodawca ma prawo zażądać natychmiastowej spłaty wszystkich przyszłych rat oraz kwoty wykupu. Zostanie to jednak pomniejszone o koszty wypłaconego odszkodowania i odsetki wynikające z rat. Może się zdarzyć, że pokryje to w całości odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela. Podobnie wygląda sprawa w przypadku kradzieży – to leasingobiorca ponosi ryzyko związane z utratą samochodu.

W pewnym zakresie można się zabezpieczyć przed negatywnymi konsekwencjami finansowymi szkody całkowitej lub częściowo kradzieży poprzez ubezpieczenie GAP (z ang. Guaranteed Asset Protection). Chroni ono przed utratą wartości pojazdu. W przypadku szkody całkowitej lub kradzieży auta, ubezpieczyciel oblicza odszkodowanie na podstawie wartości rynkowej pojazdu sprzed wypadku, kradzieży, a nie na bazie kwoty, która pozostała do spłaty (czyli wypłaca odszkodowanie pomniejszone o spadek wartości samochodu). Polisa GAP niweluje ten problem.