e-Księgowość. Wygodne narzędzie online na czas pandemii

Pandemia przyspiesza wprowadzanie rewolucji technologicznej nawet w tych dziedzinach, które wydawały się pozostać jeszcze długo enklawą papieru, biurek, teczek i segregatorów. Tę zmianę zilustrowało badanie przeprowadzone przez firmę konsultingową McKinsey w październiku 2020 r. Wykazało ono, że w czasie pandemii aż 58 proc. pracowników firm kontaktowało się ze swoimi klientami za pomocą narzędzi cyfrowych. Jeszcze w maju 2018 r. robił tak zaledwie co piąty. W grudniu 2019 r. (tuż przed wybuchem epidemii) było to 36 proc. Zestawienie tych liczb najlepiej pokazuje, jak bardzo przyspieszył proces transformacji cyfrowej firm i naszych miejsc pracy.

Proces taki dokonuje się m.in. w księgowości. Zmiany, których wprowadzenie wymusił koronawirus, sprawiają, że także w tym obszarze coraz więcej operacji wykonuje się on-line. Pojawiają się nowe narzędzia ułatwiające tego typu działania – oczywiście wykorzystujące internet.

Programy do księgowania stają się na tyle popularne i łatwo dostępne, że w Meksyku w październiku weszły w życie przepisy nakładające na firmy obowiązek prowadzenia ksiąg on-line i kontaktowania się elektronicznie z urzędem skarbowym. Podobne przepisy mają zostać w 2021 r. wprowadzone w Grecji. Kraje Ameryki łacińskiej próbują się wyspecjalizować w prowadzeniu usług księgowych dla całego świata. To możliwe właśnie dlatego, że teraz księgowość to coraz częściej e-księgowość.

W Polsce najczęściej firmy zlecają prowadzenie spraw księgowych wyspecjalizowanym podmiotom na zasadzie outsourcingu. Raport firmy KPMG z 2018 r. wykazał, że z takiego rozwiązania korzysta prawie 65 proc. przedsiębiorstw. Obowiązuje prosta zasada: im mniejsza firma, tym chętniej zleca prowadzenie księgowości za zewnątrz. Tyle że teraz coraz częściej można korzystać z e-księgowości.

E-księgowość potrafi nawet w 100 proc. zastąpić klasyczną księgowość dla tych firm, które same prowadzą swoje rozliczenia – mówi Łukasz Czech, menadżer ds. produktu w PKO Banku Polskim.

Za pomocą aplikacji elektronicznych da się wygodnie prowadzić księgę przychodów i rozchodów, składać deklaracje podatkowe (m.in. JPK VAT, VAT-7, VAT-UE, PIT 5, PIT 11), wystawiać faktury, prowadzić ewidencję i amortyzację środków trwałych, przebiegu pojazdów, czy spisać remanent. Jest ona także wygodnym narzędziem do rozliczania umów z pracownikami, składania deklaracji ZUS, czy opłacania składek do urzędów skarbowych. Sprawdza się ponadto przy takich czynnościach jak na przykład aktualizowanie stanów magazynowych.

Jak to działa? E-księgowość można prowadzić on-line. Dokumenty dla klientów lub urzędów są zwykle przesyłane za pomocą poczty elektronicznej w formacie pdf. Można wykorzystywać do tego szablony stworzone wcześniej w aplikacji do e-księgowości.

Oczywiście, istnieje możliwość drukowania wszystkich plików – w ten sposób da się łatwo stworzyć archiwum działań księgowych w klasyczny, papierowy sposób.

Jeden z najpopularniejszych programów do e-księgowości oferuje PKO Bank Polski. Za jego pomocą można bez opłat wystawiać faktury online. Pozostałe usługi księgowe są dostępne po wykupieniu abonamentu, ale przez pierwsze trzy miesiące program jest dostępny za darmo. Właściciel firmy, gdy zdecyduje się z niego korzystać, może łatwo go skonfigurować z kontem swojej firmy prowadzonym w banku.

W ten sposób klienci w jednej aplikacji mogą prowadzić swój biznes. Nie trzeba mieć oddzielnych loginów do konta bankowego i do e-Księgowości – przyznaje Łukasz Czech. Aplikacja oferowana przez bank zawiera wiele ułatwień. Można np. w prosty sposób sprawdzić, czy kontrahenci znajdują się na białej liście podatników VAT.

Leszek Miłakowski