Rodzaje umów dla pracowników

Najczęściej zatrudnienie pracownika kojarzy się z umową o pracę. Jest jednak wiele rodzajów umów, a umowa o pracę nie zawsze będzie najlepszym wyborem. Wszystko zależy od zakresu wykonywanych obowiązków, ich rodzaju i okresu, w którym zamierzamy korzystać z pracy innych osób. Większość dużych firm posiada odrębny dział HR, który zajmuje się dopełnianiem formalności związanych z kadrami i płacami. Często jednak, jeśli firma jest mniejsza i nie zatrudnia wystarczającej liczby osób, aby uzasadnić dział kadrowy, właściciel lub kierownik biura pełni tę rolę. Z pewnością do zatrudnienia pracowników i sporządzenia umów trzeba się dobrze przygotować. Jeśli należysz do tej drugiej grupy, możesz potraktować niniejszy artykuł jako mini poradnik kadrowego o umowach dla pracowników.

Rodzaje umów o pracę

Pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, które od stycznia 2021 r. ustalono na 2,8 tys. zł brutto miesięcznie.

Pracownik ma prawo do corocznego płatnego urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni), zwolnień od pracy (urlopy okolicznościowe), urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego, wychowawczego. Ma też regulowany czas pracy w ciągu doby i tygodnia. Obowiązuje limit pracy w godzinach nadliczbowych oraz dodatkowa zapłata za nie lub udzielenie wolnego. Pracownicy są też w niektórych sytuacjach chronieni przez zwolnieniem – dotyczy to np. kobiet w ciąży czy osób w wieku przedemerytalnym.

Koszty pracodawcy z tytułu umowy o pracę to nie tylko wynagrodzenie pracownika, ale również część składek na ubezpieczenia, fundusz pracy czy ubezpieczenie wypadkowe. Pracownika zatrudnionego na umowę o pracę należy zgłosić do ubezpieczeń w ZUS i odprowadzić należne składki, które wynoszą:

• ubezpieczenia emerytalne – 19,52 proc. podstawy wymiaru,
• ubezpieczenia rentowe – 8 proc. podstawy wymiaru,
• ubezpieczenia chorobowe – 2,45 proc. podstawy wymiaru,
• ubezpieczenia wypadkowe – od 0,67 proc. do 3,33 proc., w tym składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małej firmy, zatrudniającej do 9 osób wynosi 1,67 proc.

Od wynagrodzenia trzeba odprowadzić również składki na Fundusz Pracy – 2,45 proc. podstawy wymiaru i na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1 proc. podstawy wymiaru. Pracodawca musi również obliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy.

Osoba zatrudniona na umowę o pracę jest pracownikiem firmy i podlega prawom i obowiązkom, które nakłada Kodeks pracy. Umowa o pracę może być zawarta na czas określony (np. 3 miesiące) lub nieokreślony.

Umowa na czas określony może być zawarta maksymalnie na 33 miesiące, biorąc pod uwagę łączny czas wszystkich umów na czas określony zawartych między tym samym pracownikiem i pracodawcą. Umowa na czas określony wygasa w dniu określonym w umowie. Oczywiście obie strony mogą wypowiedzieć ją z zachowaniem 2-tygodniowego okresu, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, miesięcznego – jeśli pracownik był zatrudniony dłużej niż 6 miesięcy i 3-miesięcznego, gdy pracował co najmniej 3 lata (dopuszczalne są szczególne przypadki, w których umowy na czas określony mogą być zawierane na dłużej niż 33 miesiące).

Zawarcie umowy na czas określony, który przekracza 33 miesiące, traktowane jest jak zatrudnienie na czas nieokreślony, podobnie jak zawarcie czwartej umowy na czas określony.

Umowa na czas nieokreślony najczęściej poprzedzona jest umową na czas określony, kiedy pracodawca ma możliwość poznania pracownika, zweryfikowania jego wiedzy i umiejętności, a pracownik ma szansę poznać firmę i obowiązki. Terminy wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony są identyczne jak w przypadku umów na czas określony. Po wypowiedzeniu umowy przez jedną ze stron można porozumieć się w sprawie okresu wypowiedzenia i np. go skrócić.

Każda z tych umów – na czas określony i nieokreślony – może być dodatkowo zawarta na okres próbny, który służy wzajemnemu poznaniu pracownika i pracodawcy i daje szansę na współpracę satysfakcjonującą obie strony umowy. Trzeba jednak pamiętać, że okres próbny nie może przekraczać 3 miesięcy.

Co, jeśli nie ma tyle pracy, by zatrudnić pracownika w pełnym wymiarze godzin?

Jeśli na danym stanowisku nie ma wiele pracy, można zatrudnić pracownika w niepełnym wymiarze godzin. Trzeba jedynie zachować proporcjonalność wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń do wymiaru godzinowego, w którym pracuje osoba zatrudniona w ten sposób.

Czy można zawrzeć umowę na zastępstwo?

Kiedy potrzebujesz zastępstwa za pracownika nieobecnego dłuższy czas w pracy, możesz zawrzeć umowę na zastępstwo na czas określony. Dla tego rodzaju umowy nie obowiązuje maksymalny czasowy limit zatrudnienia 33 miesiące. Nowego pracownika można zatrudnić na pełen okres nieobecności pracownika zastępowanego. Okres wypowiedzenia takiej umowy jest taki sam, jak w przypadku wszystkich umów o pracę na czas określony.

Umowa zlecenie

Umowa zlecenie to korzystne rozwiązanie, jeśli potrzebujesz pomocy przy wykonaniu konkretnego zadania. Od 1 stycznia 2021 r. obowiązuje minimalna stawka godzinowa ustalona na poziomie 18,30 zł brutto, więc tyle co najmniej będziesz musiał zapłacić za wykonanie zlecenia. Wynagrodzenie należy się zleceniobiorcy dopiero w momencie wykonania określonej w umowie pracy. Umowę zlecenie można wypowiedzieć w każdym momencie, trzeba się jednak będzie liczyć z koniecznością zwrotu wydatków poniesionych przez zleceniobiorcę z tytułu zlecenia.

Zleceniobiorca nie ma prawa do płatnego urlopu wypoczynkowego czy macierzyńskiego. Nie otrzymuje również rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych, nie należy mu się odprawa emerytalna ani rentowa. Nie jest również chroniony przed wypowiedzeniem umowy – można ją rozwiązać np. w czasie ciąży. Pracujący na podstawie umowy zlecenie nie jest podporządkowany pracodawcy.

Umowa zlecenie jest oskładkowana, przy czym składki ZUS potrącane są w zależności od tego, czy pracownik jest zatrudniony jeszcze w innym miejscu na umowie o pracę. Jeśli nie – wówczas będzie podlegać obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, zdrowotnemu i wypadkowemu. Od tego rodzaju umów naliczane są też składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Umowy zlecenia nie wymagają opłacania składki na ubezpieczenie chorobowe, które jest dobrowolne.

Koszty zatrudnienia pracownika na umowie zlecenie, który nie ma jednocześnie zawartej umowy o pracę z innym pracodawcą są identyczne, jak w przypadku kosztów zatrudnienia go na umowę o pracę.

Umowa o dzieło

Umowa o dzieło zakłada jednorazowe wykonanie dzieła. Nie ma zagwarantowanego minimalnego wynagrodzenia – strony same ustalają jego wysokość i nie przewiduje terminów wypowiedzenia. Osoba wykonująca pracę z tytułu umowy o dzieło nie jest objęta ubezpieczeniem społecznym. Od tej umowy nie są również odprowadzane składki emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe. Ta forma pracy nie uprawnia do urlopów oraz wynagrodzenia za nadgodziny. Nie ma tu jednak podporządkowania pracodawcy. Koszty uzyskania przychodów w przypadku umów o dzieło wynoszą 20 proc. od podstawy opodatkowania. Mogą być one podwyższone do 50 proc. podstawy opodatkowania, jeśli rezultatem umowy jest utwór w rozumieniu prawa autorskiego. Podwyższony limit kosztów obowiązuje przychody do kwoty 85 528 zł.

Poradnik kadrowego – podstawowe informacje

Strony mają dość dużą dowolność w zakresie informacji, które powinny znaleźć się w umowach o pracę. Przede wszystkim musi być określony rodzaj umowy, jej strony, data zawarcia, warunki pracy i płacy, rodzaj pracy (zlecenia, dzieła), miejsce wykonywania pracy (w przypadku umowy o pracę), wymiar czasu pracy (w przypadku umowy o pracę), termin rozpoczęcia prac, termin zakończenia pracy (umowa zlecenie i o dzieło).

Umowy powinny być zawarte na piśmie, co najmniej w dwóch jednogłośnie brzmiących egzemplarzach – dla pracownika i pracodawcy. Umowy powinny być należycie przechowywane i zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywać akta pracownicze przez 10, a nie jak obecnie – 50 lat. Będą mogli prowadzić taką dokumentację również w postaci elektronicznej.

Co dalej po podpisaniu umowy z pracownikiem?

Jeśli zawarłeś umowę o pracę, należy skierować pracownika na wstępne badania lekarskie przed podjęciem pracy. Potrzebne będzie bowiem orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Przed przystąpieniem do wykonywania swoich obowiązków, pracownik powinien też przejść szkolenie BHP. Należy także założyć dokumentację pracowniczą oraz w ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia zgłosić pracownika do ubezpieczeń ZUS.