Czy warto zostać własnym księgowym?

Już w momencie zakładania firmy i wpisywania działalności gospodarczej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) trzeba wiedzieć, jak prowadzona będzie księgowość. Duże firmy zatrudniają zazwyczaj własnych księgowych, mniejsze korzystają z usług biur rozliczeniowych.
około min czytania
 

Czy mogę samodzielnie prowadzić księgowość mojej firmy?

Tak – w przypadku najmniejszych firm możliwe jest samodzielne prowadzenie księgowości bez konieczności posiadania żadnych certyfikatów. Pozwala to zaoszczędzić na wydatkach na księgowego, wymaga natomiast solidnej dawki wiedzy o prowadzeniu księgowości. Pomocne będą dostępne w internecie programy do prowadzenia samodzielnej księgowości.

Czy warto samodzielnie prowadzić księgowość?

Początkujący przedsiębiorca powinien zastanowić się, czy wie wystarczająco dużo i ma tyle czasu, by samodzielnie prowadzić księgowość, czy też może warto zapłacić za te usługi profesjonaliście. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych będzie się to wiązać z wydatkiem ok. 200 zł netto miesięcznie. Eksperci radzą, by nie przeceniać swoich możliwości.

– W praktyce najczęściej doradzamy naszym klientom korzystanie z usług zewnętrznych biur rachunkowych lub zatrudnienie własnego księgowego. To kwestia bezpieczeństwa prowadzenia biznesu – profesjonalni księgowi biorą odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń i są ubezpieczeni od ewentualnych błędów. Przy samodzielnej księgowości trzeba wiedzieć, co się robi i być na bieżąco z przepisami – mówi Tomasz Wołkowicz, doradca bankowości przedsiębiorstw w PKO Banku Polskim.

Co muszę robić, gdy samodzielnie prowadzę księgowość?

Na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi – wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności, od tego, czy zatrudnia się w firmie pracowników, czy posiada się samochód służbowy, czy prowadzi się obrót towarami z zagranicy, a nawet od tego, czy firma produkuje odpady dużej wielkości. Szczegółowy poradnik, w którym można ustalić konkretne obowiązki księgowe w zależności od rodzaju prowadzonej działalności dostępny jest na rządowych stronach biznes.gov.pl

Kiedy samodzielne prowadzenie księgowości może się opłacać?

Samodzielne prowadzenie księgowości może być dobrym rozwiązaniem w firmie, która nie zatrudnia pracowników, nie jest płatnikiem VAT, przeprowadza stosunkowo niewiele transakcji miesięcznie i rozlicza się z urzędem skarbowym w najprostszy sposób, czyli za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Dużym ułatwieniem są programy do fakturowania i samodzielnego prowadzenia księgowości online. Z modułu fakturowania na platformie eKsięgowość w PKO Banku Polskim można korzystać nawet bezpłatnie. W bardziej rozbudowanych pakietach można m.in. składać deklaracje PIT i VAT oraz rozliczać umowy o pracę, o dzieło i zlecenie.

Czym jest Księga Przychodów i Rozchodów?

KPiR to prosta ewidencja zdarzeń gospodarczych w firmie, służąca do wyliczenia wysokości zaliczek na podatek dochodowy w przypadku firm opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Jej odpowiednikiem dla firm opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych jest ewidencja przychodów. Nie ma jednego wzorca takich dokumentów i można je przygotować samodzielnie, najczęściej robi się to jednak przy pomocy programów do samodzielnej księgowości.

Programy takie generują KPiR na podstawie wprowadzonych danych, mogą mieć też wiele dodatkowych (darmowych lub płatnych) funkcji.

O czym trzeba pamiętać, gdy samodzielnie prowadzi się księgowość?

Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorców jest prowadzenie, comiesięczne drukowanie i przechowywanie przez co najmniej 5 lat ksiąg (by kontrolerzy skarbowi mogli do nich w każdej chwili zajrzeć). Przy samodzielnym prowadzeniu księgowości trzeba pamiętać o wystawianiu i gromadzeniu faktur, prowadzeniu ewidencji wyposażenia czy środków trwałych, ewidencjonowaniu przebiegu samochodu służbowego na potrzeby VAT i podatku dochodowego, a także comiesięcznym odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy, składek ZUS i VAT. Obowiązków jest więc sporo, a ich wypełnianie wymaga wiedzy, systematyczności i czasu.

Przy jakiej skali działalności księgowość staje się skomplikowana?

Prowadzenie uproszczonej księgowości możliwe jest tylko do pewnego momentu w rozwoju firmy. Zgodnie z przepisami na 2021 rok przekroczenie progu 2 mln euro przychodów w ciągu roku (czyli ponad 8 mln zł) oznacza obowiązek przejścia na pełną księgowość – tak w przypadku spółek jawnych, cywilnych i partnerskich, jak i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Pełna księgowość jest znacznie bardziej skomplikowana od uproszczonego prowadzenia książki przychodów i rozchodów – wymaga precyzyjnego i dokładnego księgowania stanu całego majątku przedsiębiorstwa.