Według danych z raportu „Doing Business” proces założenia w Polsce jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest długi. Wszystkie czynności z tym związane można wykonać w ciągu jednej doby bez wychodzenia z domu – pod warunkiem dysponowania profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Należy najpierw przesłać wniosek CEIDG-1 do Urzędu Gminy lub Urzędu Miasta. Następnie przedsiębiorca ma siedem dni na zgłoszenie do ZUS-u. Rejestracji do VAT złożymy elektronicznie – składając wniosek VAT-R razem z wpisem do CEIDG.
Założenie działalności gospodarczej – koszty
Pierwszą czynnością w procesie zakładania firmy jest jej rejestracja. Jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną rejestruje się na formularzu rejestracyjnym CEIDG-1 i jest to bezpłatne. Nic nie zapłacimy również, jeśli zdecydujemy się zostać płatnikiem VAT oraz za zgłoszenie do ZUS.
Polacy najchętniej zakładają jednoosobową działalność gospodarczą. Jest popularna, ponieważ jest najprostsza, najszybsza oraz najtańsza. Natomiast zaletą spółki z o.o. jest dość niski kapitał początkowy w wysokości zaledwie 5 tys. zł oraz ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania zaciągnięte przez firmę, za które odpowiada sama firma a nie jej właściciele majątkiem osobistym.
Działalność gospodarcza – koszty
Do normalnego funkcjonowania w biznesie potrzebujemy na pewno dwóch rzeczy – księgowego i konta firmowego.
W pierwszym przypadku wybieramy najczęściej pomiędzy tradycyjnym biurem rachunkowo-księgowym, a usługą internetową – jest ona wygodna, kiedy prowadzimy jednoosobową firmę, niezatrudniającą pracowników. Księgowość online sprawdzi się także przy dużej liczbie faktur, jeśli opłata jest stała, niezależnie od liczby dokumentów. Na takiej stronie dostaniemy też coś ekstra: program do fakturowania czy prowadzenia magazynu.
Stworzymy również wszelkie ewidencje i deklaracje podatkowe, a nawet wyślemy je przez internet do urzędów. Wszystko jest proste do tego stopnia, że samodzielne rozliczenie miesiąca działalności zajmie nam zaledwie kilka minut. Zanim się zdecydujemy na taki program, możemy go przetestować, przez miesiąc lub dłużej. Tradycyjne biuro księgowe będzie pomocne przy bardziej rozbudowanych projektach, na przykład wtedy, gdy zatrudniamy pracowników. W zależność czy wybierzemy standardowe biuro, czy internetowe usługi zapłacimy za to od kilkudziesięciu złotych do kilkuset.
Druga sprawa to posiadanie i prowadzenie rachunku firmowego – to obowiązek. Warto dokładnie zapoznać się z ofertą, bo ta jest bardzo bogata. Wśród wielu propozycji znajdziemy także konto w PKO Banku Polskim. PKO Konto Firmowe przeznaczone jest dla start-upów oraz małych i średnich firm. Rachunek taki można założyć online, a dla osób planujących rozpoczęcie działalności gospodarczej wygodnym rozwiązaniem jest założenie go i jednoczesna rejestracja firmy w CEIDG – wystarczy złożyć jeden wniosek w serwisie iPKO lub aplikacji mobilnej IKO.
Teraz również mamy do wyboru PKO Konto Firmowe i PKO Konto Firmowe Premium. To drugie przyda się, jeśli potrzebujemy wielopodpisu do autoryzacji transakcji, specjalnych raportów MT940, czy takich usług jak np. rachunki wirtualne. Konto jest obsługiwane nie tylko przez iPKO i IKO, ale również iPKO Biznes.
Koszty pracownika
To kolejna sprawa, o której musimy pomyśleć. Nie wiemy przecież, jak potoczy się biznes. Jeśli wszystko pójdzie po naszej myśli, będziemy potrzebowali wsparcia.
Jeżeli chcemy zatrudnić pracownika na umowę o pracę, na pełen etat, to będziemy związani przepisami o minimalnym wynagrodzeniu, czyli najmniejszą kwotę, którą możemy zapłacić swojemu pracownikowi to w 2021 r. – 2 800 zł brutto. Gdy doliczymy koszty, które pozostają po stronie pracodawcy, suma, jaką będziemy musieli ponieść to niespełna 3 400 zł. Wiąże się to z obowiązkami, które spoczywają na pracodawcy, czyli na odprowadzaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wzrosną wówczas również koszty związane z rozliczeniami księgowymi.
Optymalizacja kosztów
Róbmy ją na bieżąco, to pozwoli nam reagować na wiele kryzysów. Ale optymalizacja, to nie tylko reakcja na trudne czasy, to także działanie, która może zapobiegać marnotrawstwu lub być sposobem na znalezienie dodatkowych kontraktów. Czasem warto w czasach prosperity zainwestować, by później ze spokojem przeczekać kryzys lub się przed nim uchronić.
Kontrolujmy:
- Koszty materiałów biurowych i ich wykorzystanie. Tu warto wdrożyć obieg dokumentów cyfrowych, a także skorzystać z leasingu na sprzęt. Przyda się również krótkie szkolenie pracowników.
- Usługi telekomunikacyjne. Bądźmy na bieżąco z ofertami operatorów. Zbyt często przywiązani jesteśmy do jednego z nich. Szukajmy promocji i dobrych okazji, negocjujmy ceny.
- Optymalizacja kosztów wynajmu. Czas pandemii jest dobry moment do negocjacji. Skoro jesteśmy małą firmą a potrzebujemy biura, pomyślmy o coworkingu.
- Wynajem samochodu. Bez niego trudno w biznesie. Zastanówmy się czy na pewno leasing? A może leszy będzie wynajem długoterminowy? Sprawdźmy, gdzie więcej zaoszczędzimy.
Bartosz Piotrowski
