Biuro online. Tu wszystko robi się samo

Kiedyś teczki pełne faktur i dokumentów zalegały na regałach biura – tak wyglądało archiwum każdej firmy. Trudno się było w tym połapać, a bez doświadczonego księgowego cokolwiek znaleźć. Całe szczęście nadeszła era cyfrowej transformacji.

Wystawianie faktur

Faktura jest podstawowym dokumentem, który potwierdza dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Poza tym zawiera informacje na jej temat. W Polsce jest najpopularniejszym dokumentem księgującym sprzedaż. Może być wystawiana w formie elektronicznej i papierowej. Wystawienie i przekazanie faktury równają się z obowiązkiem zapłacenia podatku.

Fakturę musimy wystawić, gdy wykonujemy czynności dla innego przedsiębiorcy. W przypadku, gdy nabywcą towarów lub usług jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarcze,j fakturę wystawiamy tylko na żądanie nabywcy. W innym przypadku możemy udokumentować sprzedaż na podstawie paragonu lub po prostu, wpisać ją do ewidencji.

Wystawianie faktur – przepisy

Na wystawianie faktur podatnik ma czas do 15. dnia każdego miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży (jest od tego kilka wyjątków). Każda faktura zgodnie z przepisami musi również posiadać określone dane. Obowiązkowe są:

1. data wystawienia,
2. seria i numer,
3. nazwa podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz adresy,
4. Numer Indentyfikacyjny Podatnika (NIP); w przypadku osób fizycznych może być to PESEL,
5. data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub usługi,
6. nazwa towaru lub usługi – należy ściśle określić, co jest przedmiotem transakcji,
7. liczba (miara) sprzedawanych towarów lub zakres usług,
8. cena jednostkowa towaru lub usługi (netto),
9. całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług,
10. stawka podatku,
11. kwota podatku – jest ona ustalana od sumy wartości sprzedaży netto, uwzględniając poszczególne stawki podatku,
12. suma kwoty netto oraz naliczonych podatków.

Mniej danych wpiszemy na tzw. fakturze uproszczonej – wystawiamy ją w sytuacji, gdy kwota nie przekracza 450 zł brutto lub 100 euro brutto. Wtedy sam podatnik decyduje, czy w takiej sytuacji wystawi fakturę uproszczoną, czy tradycyjną.

Darmowe wystawianie faktur

Firmy prześcigają się, aby ułatwić nam życie i… pracę. Na rynku znajdziemy wiele propozycji oprogramowania dla firm, które w łatwy i prosty sposób zajmą się naszymi dokumentami. Wśród nich znajdziemy również takie, które oferują nam usługi za darmo, przynajmniej przez jakiś czas – np. przez okres 100 dni. Potem musimy za nie płacić, a abonament wynosi np. 50 zł za rok.

Są również platformy, na których znajdziemy opcję wystawiania faktur za darmo – posiadają one jedynie podstawowe funkcje, za resztę musimy już dopłacić – ok. 130 zł, a nawet dwa razy więcej.

Kolejną opłacalną możliwością, choć nie całkowicie darmową, jest jednorazowe wykupienie programu do wystawiania faktur. Znajdziemy kilka propozycji, a ich koszt to nawet mniej niż 100 zł. Są przeznaczone dla małych i średnich firm, które potrzebują wystawiać niezbędne dokumenty sprzedaży: faktury VAT, paragony, rachunki, korekty bądź zamówienia.

Znajdziemy również całkowicie darmowe aplikacje, które pomogą nam w sprawach księgowych. Możemy to robić bez limitów wystawionych faktur, klientów oraz produktów. Korzystanie ze wszystkich funkcji możliwe jest bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów. Wszystko jednak musimy sami przetestować i sprawdzić: czy interfejs jest nam przyjazny, czy nie ma dodatkowych kosztów i czy system działa sprawnie.

Wystawianie faktur do paragonu

W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej podatnicy nie mają bezwzględnego obowiązku wystawiania faktur. Obowiązek taki istnieje tylko wtedy, gdy osoby te zażądają wystawienia faktury. Muszą to jednak zrobić w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. W innym razie sprawa zostaje przedawniona.

Ale co, jeśli klient nie ma paragonu, ale ma potwierdzenie przelewu lub wydruk z terminala kart? W takiej sytuacji sprzedawca powinien sam zidentyfikować transakcję na podstawie kopii paragonu z papierowej rolki kasy fiskalnej lub ewidencji sprzedaży. Na bazie tych dokumentów zobligowany jest wystawić do paragonu fakturę, której oryginał przekazuje klientowi, a kopię wraz ze wszystkimi dokumentami potwierdzającymi dokonanie transakcji przechowuje w dokumentacji firmowej.

Nadal będzie można wystawiać fakturę do paragonu bez NIP kupującego, tylko gdy zakup będzie dokonywany na jego cele prywatne. W takim przypadku faktura również nie będzie mogła zawierać NIP kupującego.

Wystawianie faktur bez VAT

Oczywiście może się zdarzyć, że zostaniemy zwolnieni z VAT. Dzieje się to dwóch przypadkach. Po pierwsze ze względu na limit obrotów. Wtedy korzystamy ze zwolnienia podmiotowego, ponieważ nasze przychody nie przekroczyły w poprzednim roku limitu 200 tys. zł. Po drugie, dokonujemy sprzedaży zwolnionej z VAT, czyli korzystamy ze zwolnienia przedmiotowego, na przykład świadczymy usługi opieki medycznej czy nauki języków obcych.

Niezależnie jednak z jakiego powodu to się stało, musimy wystawić fakturę na żądanie nabywcy, zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczyliśmy towar lub wykonaliśmy usługę, bądź otrzymaliśmy całość lub część zapłaty.

Wystawianie faktur VAT na ryczałcie

Ryczałt w ustawie podatkowej oznacza jedną z form opodatkowania, jaką możemy wybrać przy zakładaniu firmy. Jest odmianą podatku dochodowego, a więc jest inną formą podatku niż podatek VAT, czyli podatek od towarów i usług. Warto wiedzieć, że ryczałt i VAT to dwie różne kwestie. Dlatego można być ryczałtowcem i jednocześnie vatowcem.

Jeśli jesteśmy podatnikami VAT i świadczymy usługi na rzecz innego podatnika VAT, mamy obowiązek wystawienia tradycyjnej faktury VAT. Jeżeli jednak świadczymy usługi na rzecz osoby prywatnej, to wystawienie faktury nie jest obowiązkowe, ale konieczne, jeżeli klient jej zażąda. Jak widać, faktury dla ryczałtowców obowiązują tak samo, jak przy przedsiębiorcach, którzy wybrali inne formy opodatkowania.

Wystawianie faktur online

Faktury można również wystawić i przesyłać w formie elektronicznej – są one traktowane na równi z fakturami w formie papierowej. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku tych przesyłanych w formie elektronicznej podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia i jej treści. Faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie, niezależnie od formy w jakiej zostały wysłane do nabywcy.

Najlepiej, kiedy wystawianie i przechowywaniu faktur odbywa się w jednym miejscu. Świetnym narzędzie do tego typu działań jest platforma e-Księgowość. Możemy otrzymać do niej dostęp w ramach usług PKO Banku Polskiego.

W zależności od tego jaką prowadzimy księgowość, możemy wybrać odpowiedni dla siebie pakiet: Rozwojowy lub bardziej rozbudowany Optymalny. Przez pierwsze trzy miesiące dostajemy dostęp do Pakietu Optymalnego za darmo – mamy więc czas, aby przetestować wszystkie funkcje programu i podjąć decyzję.

Tomasz Waligóra