Jak dobrze wybrać program do księgowości?

Decyzja ta nie jest łatwa, a jej skutki mogą ciągnąć się za nami przez lata – z raz wybranego programu do obsługi księgowości nie tak łatwo zrezygnować, gdy już się do niego przyzwyczaimy i mamy na nim archiwum rozliczeń, nawet jeśli inne rozwiązania są łatwiejsze, nowocześniejsze i tańsze.

Czy potrzebuję programu do księgowości?

Niekoniecznie. Jeśli zlecisz jej prowadzenie biuru rachunkowemu, co jest najbardziej praktycznym wyborem dla początkujących przedsiębiorców bez wiedzy na temat prowadzenia ksiąg, to wybór programu leży w jego gestii. Jeśli nie chcesz ponosić kosztów zewnętrznej księgowości i zamiast tego wolisz sam się tym zająć – nie musisz używać żadnego systemu. Przy najprostszych rozliczeniach Księgą Przychodów i Rozchodów trzeba się tylko stosować do ogólnego wzoru Ministerstwa Finansów.

Czy warto zainwestować w system do rachunkowości?

Jeśli poważnie podchodzisz do biznesu i zamierzasz rozwijać firmę – warto zainwestować w program do księgowości, zwłaszcza że oprogramowanie zazwyczaj nie służy tylko do rozliczeń ze skarbówką, ale też pozwala na zarządzanie całymi finansami firmy. Jeśli nie masz wiedzy na temat prowadzenia rachunkowości, nawet najlepszy i najprostszy program ci nie pomoże i lepiej zatrudnić profesjonalnego księgowego, którego koszt będzie może wyższy od licencji na profesjonalny system, ale z drugiej strony nie będziesz poświęcać swojego czasu na rozliczenia.

Na co zwracać uwagę przy wyborze programu do samodzielnego prowadzenia księgowości?

Poza ceną? Najważniejsze cechy to łatwość i intuicyjność obsługi, częstotliwość aktualizacji oraz wsparcie, jakie zapewniają twórcy programu przy jego wdrożeniu, obsłudze i rozliczeniach. To ostatnie jest kluczowe, nawet jeśli jesteś profesjonalną księgową lub księgowym. Systemy księgowe umożliwiają zazwyczaj wystawianie faktur, wysyłanie deklaracji podatkowych czy generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych, wymaganych przez Ministerstwo Finansów. Lista funkcji może być o wiele dłuższa, ale przed wyborem programu warto się zastanowić, z których faktycznie będziemy korzystać i nie przepłacać za dodatkowe, zbędne opcje.

Programy do prowadzenia księgowości mogą być instalowane na komputerach lub działać w chmurze. To drugie rozwiązanie pozwala na szybki dostęp do danych z każdego miejsca przy wykorzystaniu różnych urządzeń i zmniejsza ryzyko ich utraty w przypadku awarii sprzętowej.

Czy mogę skorzystać z darmowego programu?

W internecie są dostępne darmowe systemy do prowadzenia księgowości. Często są to jednak ograniczone lub testowe wersje programów płatnych, które przestają działać po kilkudziesięciu dniach i mają zachęcać do zakupu pełnych wersji. Trzeba pamiętać o tym, że darmowe programy są rzadziej aktualizowane, mogą być więc niezgodne z obowiązującymi przepisami. Przy korzystaniu z nich nie można też liczyć na profesjonalne, natychmiastowe wsparcie przy problemach z rozliczeniami.

Jakie są najpopularniejsze programy do księgowości?

Takie oprogramowanie produkuje większość dużych polskich firm IT. Funkcja ta jest często elementem większego systemu ERP, służącego do zarządzania całą firmą. Przykłady to m.in. Comarch ERP Optima i Macrologic ERP by Asseco. Do prowadzenia uproszczonej księgowości przez małe firmy można użyć mniej zaawansowanych programów, np. Rachmistrz GT, 360 Księgowość, Ala firmy Streamsoft czy Mała Księgowość Rzeczpospolitej. Klienci PKO Banku Polskiego mogą korzystać na preferencyjnych warunkach z oprogramowania w chmurze Szybkafaktura.pl, umożliwiającego m.in. wystawianie faktu i prowadzenie rachunkowości samodzielnie lub pod kontrolą certyfikowanego biura rachunkowego. Ceny prostszych wersji, w zależności od wybranych funkcji, wahają się między 100 a 500 zł rocznie.