Jak skutecznie kontrolować koszty? Bez tego żadna firma nie odniesie sukcesu

Henry Ford to wybitny przedsiębiorca, a także legenda zarządzania. To on stworzył motoryzacyjną markę, która od ponad 100 lat dostarcza na rynek samochody o nazwie wziętej od jego nazwiska. Jest również autorem wynalazku określanego terminem „linia produkcyjna”. Uznał, że standaryzacja działań w firmie pozwoli usprawnić wytwarzanie (w jego przypadku aut) oraz obniżyć koszty. W ten sposób stworzył podwaliny pod zjawisko masowej produkcji.

Ale ciekawa też jest druga strona sukcesu Forda. Zanim dokonał przełomowych innowacji, dzięki którym pamiętamy o nim do dziś, poniósł serię porażek, m.in. dwa razy musiał ogłosić bankructwo. Szczególnie bolesna musiała być dla niego ta pierwsza, ze stycznia 1901 r.

Dwa lata wcześniej uruchomił pierwszą własną firmę Detroit Automobile Company, która miała się zajmować produkcją samochodów według jego autorskiego projektu. Tyle że pojazdy były dość niskiej jakości, a koszt ich wytworzenia okazał się bardzo wysoki. Efekt? Nikt nie chciał ich kupować, a Ford jak niepyszny musiał ogłosić plajtę. Dopiero w 1908 r., gdy opracował Forda T (i wpadł na pomysł linii produkcyjnej), odniósł sukces, który przyniósł mu nieśmiertelność.

Przykład Forda działa na wyobraźnię na kilku płaszczyznach. Po pierwsze – w biznesie porażka nie oznacza końca, a wręcz przeciwnie, może się okazać początkiem sukcesu. Po drugie – trzeba się uczyć na własnych błędach. A po trzecie – nawet najbardziej błyskotliwy pomysł nie przyniesie sukcesu, jeśli nie będzie się pilnowało kosztów.

„Nie mów mi, jakie są twoje priorytety. Pokaż mi, jak wydajesz swoje pieniądze, a powiem ci, jakie one są” – powtarzał James W. Frick, człowiek-legenda w USA, który zasłynął z niezwykle efektywnych akcji zbierania pieniędzy dla Notre Dame University (pozyskał dla uczelni ponad 300 mln dolarów). Nadmierne wydatki, zbyt wysokie koszty funkcjonowania mogą podmyć fundamenty najbardziej intratnej firmy. To jedno z największych niebezpieczeństw, jakie czekają na przedsiębiorców. Zwłaszcza początkujących – jak Ford – bo to oni mają zwykle największe problemy z kontrolą kosztów.

Ale właściwa kontrola wydatków to też jedna z najbardziej efektywnych metod poprawy intratności własnego biznesu. Kondycję finansową przedsiębiorstwa najczęściej poprawia się na dwa sposoby – albo poprzez zwiększenie sprzedaży (lub przed podniesienie marży), albo poprzez obniżenie kosztów funkcjonowania firmy.

Ujmując rzecz najkrócej: firmy zarabiają wtedy, gdy generują więcej zysków niż kosztów. Ten, kto nie pamięta o tej regule, nie ma szans utrzymać się na rynku.

W jaki sposób skutecznie kontrolować wydatki we własnej firmie? Przede wszystkim należy regularnie (najlepiej na koniec miesiąca) robić zestawienia wydatków – tak, żeby móc obserwować, jakie zmiany w nich zachodzą, czy nie pojawiły się nagle koszty, których być nie powinno. Jeśli dodatkowe wydatki przekraczają 1000 zł, należy im się dokładnie przyjrzeć i zastanowić, czy rzeczywiście są one niezbędne.

Innym częstym błędem popełnianym zwłaszcza przez małych przedsiębiorców, jest mieszanie wydatków prywatnych i firmowych. Brak precyzyjnego oddzielenia jednych od drugich prowadzi do bałaganu w finansach. Najłatwiej temu zapobiec poprzez posiadanie dwóch kont. W PKO Banku Polskim można obsługiwać rachunki prywatne i firmowe za pośrednictwem tej samej strony internetowej, wystarczy się tylko przelogować między kontami. To najwygodniejszy sposób działania.

Firmy płacące podatek VAT są umieszczane na tzw. „białej liście”. Jest to wykaz podmiotów zarejestrowanych, wykreślonych lub przywróconych do rejestru VAT. Dzięki tej liście pojawiła się możliwość weryfikacja statusu kontrahentów naszej firmy. Ale jej wprowadzenie sprawia, że w chwili zakładania konta firmowego trafia ona na tę listę. Dzieje się to automatycznie. Od 1 stycznia 2020 r. każda płatność powyżej 15 tys. zł na rachunek bankowy inny niż uwzględniony na tej liście będzie oznaczać sankcje, m.in. utratę możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu sumy, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie.

Mikroprzedsiębiorcy, którzy jeszcze nie założyli konta firmowego, muszą to teraz zrobić – taki jest wymóg związany ze stworzeniem „białej listy”.

Jarosław Liwak