Karty firmowe ułatwiają życie przedsiębiorcom

Szwecja ma ambitny plan, żeby stać się pierwszym bezgotówkowym krajem świata. Tamtejszy Sveriges Riksbank, czyli Szwedzki Bank Narodowy (ten kraj nie jest członkiem strefy euro), planuje w 2021 r. wypuścić cyfrową wersję własnej waluty. Natomiast od 2023 r. Szwecja chce stać się państwem, w którym nie korzysta się z pieniędzy w formie fizycznej – wszystkie transakcje mają być przeprowadzane cyfrowo.

Eksperci podkreślają, że wprowadzenie e-korony (cyfrowej wersji szwedzkiej waluty) nie będzie takie proste, a pieniądze w formie banknotów i monet będą musiały pozostać w obiegu przynajmniej do 2025 r. Nie zmienia to jednak faktu, że kierunek wydaje się przesądzony: zmierzamy ku społeczeństwu bezgotówkowemu.

Tylko jak w takiej sytuacji rozliczać wydatki służbowe? Dziś wystarczy z kasy własnej firmy pobrać zaliczkę i za jej pomocą regulować płatności, które są niezbędne przy wykonywaniu obowiązków służbowych. W sytuacji, gdy gotówka zostanie wycofana z użytku, taka możliwość siłą rzeczy zniknie. Co wtedy? Pozostaje służbowa karta kredytowa.

Oczywiście, nie trzeba czekać, aż znikną z obiegu papierowe pieniądze, żeby z niej korzystać. Już teraz w wielu sytuacjach posłużenie się takim rozwiązaniem jest praktyczną alternatywą dla gotówkowych zaliczek np. na czas delegacji. Atut stanowi łatwiejsze kontrolowanie zasadności wydatków dokonanych w imieniu firmy, a nie bez znaczenia jest również większe bezpieczeństwo środków – w razie kradzieży czy zgubienia, kartę można zastrzec/zablokować, zapobiegając utracie środków, czego nie da się zrobić w przypadku gotówki. Jednocześnie saldo, czyli środki dostępne na rachunku karty, zostanie przeniesione na kartę zastępczą, która zostanie wydana jej użytkownikowi.

Korzystając z firmowej karty kredytowej łatwiej jest „wrzucić” poniesione wydatki w koszty uzyskania przychodów. Choć, żeby móc tak uczynić, należy właściwie je udokumentować. Przy płaceniu kartą trzeba więc pamiętać o tym, żeby poprosić o paragon, rachunek lub fakturę, aby później mieć podstawę do odliczenia podatku VAT od wydatków.

Nie ma różnic między prywatnymi kartami i służbowymi, jeśli chodzi o sposób ich funkcjonowania. Kluczowa różnica sprowadza się do kwestii, kto jest jej właścicielem. Jeśli jest to karta prywatna, płatności z niej dokonywane będą obciążały prywatne konto właściciela – i on jest jej właścicielem zobowiązanym do regulowania należności, ale też mającym prawo do korzystania z profitów, które poszczególne karty dają. Z kolei karta służbowa jest połączona z kontem należącym do firmy – siłą rzeczy wydatki regulowane za jej pomocą obciążają dane przedsiębiorstwo.

Przyznając pracownikowi prawo do korzystania z karty firmowej warto więc zabezpieczyć się przed sytuacją, gdy jej nadużywa i wydaje sumy niezgodnie z przeznaczeniem. Można to zrobić na przykład poprzez ustalenie limitów na karcie, których pracownik przekroczyć nie może. Innym rozwiązaniem jest staranny monitoring za pomocą bankowości elektronicznej wydatków regulowanych kartą firmową.

Skutecznym rozwiązaniem pozwalającym zabezpieczyć się przed nadmiernymi wydatkami jest korzystanie z karty debetowej typu przedpłaconego. Tego typu produkt w swojej ofercie posiada PKO Bank Polski. Na czym polega specyfika takiej karty? Jako że jest to karta debetowa, a nie kredytowa, nie można nią dokonywać płatności na kredyt. Pracownik w nią wyposażony może korzystać tylko z sum, które zostały wcześniej zdeponowane na rachunku pomocniczym otwartym w celu obsługi karty. Nie ma możliwości wydania więcej niż wynosi kwota znajdująca się na tym rachunku, ponieważ karta przedpłacona nie jest połączona bezpośrednio z kontem firmowym.

Jan Kolebiak