Pro forma, czyli po co?

Faktura pro forma to dokument, z którego korzystamy, choć w polskich przepisach nie występuje. Nazywamy go fakturą, ale nią nie jest i nie trzeba go ujmować w ewidencji księgowej. Nie odzwierciedla również dokonanej sprzedaży ani żadnej innej operacji gospodarczej. Wystawienie jej nie zwalnia nas również z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie zaliczki.

Faktura pro forma – co to jest?

To dokument, który wciąż funkcjonuje w polskiej gospodarce i należy go potraktować raczej jako ofertę niż dokument księgowy. Pro forma pokazuje, jak będzie wyglądać prawdziwa faktura i jakie będą dokładne koszty transakcji. Nie zapłacimy od niej podatku, a co za tym idzie nie uwzględnia się jej w księgowości. Mówiąc inaczej nie może być zaksięgowana. Nie stanowi dowodu, że dana transakcja została zawarta.  

Faktura pro forma zawiera w zasadzie wszystkie elementy faktury:

• odpowiedni tytuł „Faktura pro forma” lub „Pro forma”
• numer identyfikacyjny
• datę i miejsce wystawienia
• dane sprzedawcy
• dane klienta
• treść lub przedmiot transakcji
• cenę jednostkową netto
• wartość netto
• stawkę VAT
• kwotę VAT
• wartość brutto
• cenę za całość
• kwotę do zapłaty słownie

Można umieścić również:

• termin realizacji transakcji
• termin zapłaty
• formę zapłaty (zaliczka, płatność gotówką czy przelew)

Faktura pro forma nie wymaga podpisu na dokumencie, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej

Faktura pro forma – jaki ma cel? 

Od tego, kiedy ją wystawimy zależy jej funkcja:

• może stanowić informację dla odbiorcy przypominającą o terminie, w którym powinien zapłacić należną kwotę wskazaną w jej treści – wówczas do jej wystawienia powinno dojść kilka dni przed wystawieniem faktury właściwej. Dzięki temu również odbiorca wie, czego będzie dotyczyć faktura właściwa i w jakim terminie będzie musiał dokonać zapłaty.
• może również pełnić rolę wezwania do zapłaty – w tym przypadku wystawiana jest po terminie zapłaty wskazanym w jej treści. Nie można jej jednak wystawić, gdy za dany towar lub usługę w całości zapłacono lub wpłacono nawet tylko zaliczkę. Wówczas wystawia się wyłącznie fakturę VAT właściwą.

Można odnieść wrażenie, że wystawienie faktury pro forma to jedynie przysparzanie sobie dodatkowej pracy. Jednak jej zastosowanie przynosi parę istotnych korzyści:

• funkcja informacyjna dla potencjalnego kontrahenta, który poznaje szczegóły oferty i warunki płatności,
• ułatwienie w prowadzeniu działalności gospodarczej dzięki temu, że nie trzeba jej korygować w razie wycofania się kontrahenta z transakcji,
• w przypadku braku odpowiedzi na ofertę złożoną w formie faktury pro forma brak reperkusji podatkowych,
• przed wystawieniem faktury pro forma nie trzeba z jednej strony wydawać towaru a z drugiej strony płacić za niego.

Faktura zaliczkowa a pro forma   

Podstawową różnicą między fakturą pro formą a fakturą zaliczkową jest to, że faktura zaliczkowa jest ujmowana w księgach. Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi.

Faktura zaliczkowa może być wystawiona nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności, jednak ze względu na brak możliwości przewidzenia uregulowania zapłaty lepszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu płatności.

Faktura pro forma, a VAT

Pro forma nie wywołuje żadnych skutków w podatku dochodowym oraz podatku od towarów i usług. Pomimo tego, że zawiera wszystkie niezbędne dane, jakie powinny znajdować się na klasycznej fakturze. Sprzedawca usługi lub towaru nie jest zobowiązany do uiszczenia należnego podatku VAT do Urzędu Skarbowego, ani też nie wykazuje transakcji jako przychód w księgach rachunkowych.

Faktury pro forma nie traktujemy jako zdarzenia gospodarczego. Oznaczenie faktury słowami „Pro forma” powoduje, że nie możemy jej uznać za fakturę w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

Faktura pro forma – księgowanie 

Z tego samego powodu nie podlega ona księgowaniu. Pełni tylko funkcję informacyjną, a nie księgową.

Finansowanie faktur, nie czekaj na pieniądze     

Niezależnie od tego jaką fakturę wystawiamy korzystając z Finansowania faktur nie będziemy musieli czekać na pieniądze od klienta. Dzięki takiej usłudze w PKO Banku Polskim:

• sami decydujemy czy chcemy sfinansować całą kwotę, czy tylko jej część. Wypłacona kwota zawsze jest pomniejszona o koszty finansowania, zgodne z wyceną w serwisie iPKO.
• skorzystają z niej osoby prowadzące działalność gospodarczą, które mają dostęp do serwisu internetowego iPKO oraz posiadają limit na finansowanie faktur.
• jeśli analiza dokumentu i kontrahenta będzie pozytywna, to pieniądze trafią na konto firmowe nawet w ciągu 15 minut od przekazania nam faktury w serwisie iPKO.

Bartosz Piotrowski