Zgodnie z przepisami księgowego powinna mieć każda firma, której roczne przychody przekraczają 2 mln euro w 2021 r. Warto jednak skorzystać z wiedzy i umiejętności profesjonalisty nawet jeśli nie wymagają tego prawo.
Prowadzenie księgowości
To niezwykle skomplikowane i odpowiedzialne zadanie. Wymaga znajomości przepisów i śledzenia ich zmian na bieżąco. Obowiązki rachunkowe w firmie dotyczą zarówno rozliczeń dziennych, jak i miesięcznych, kwartalnych czy rocznych. Księgowy jest odpowiedzialny za księgowanie dokumentów sprzedażowych i kosztowych, prowadzenie ewidencji, co miesiąc wylicza składki ZUS dla wszystkich pracowników firmy i dba, by odpowiednie dokumenty (ZUS DRA, RCA, RZA) znalazły się w terminie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Odpowiada również za wyliczenie i przekazywanie podatków (PIT, CIT, VAT) do urzędu skarbowego.
W firmach, których przychody za ubiegły rok przekroczyły równowartość 1,2 mln euro, księgowy przygotowuje również sprawozdanie finansowe zgodnie z Polskimi Standardami Rachunkowości (PSR) lub Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR).
Jakie wykształcenie i doświadczenie powinien mieć dobry księgowy?
W 2014 r. nastąpiła deregulacja zawodu księgowego i nie ma konieczności, by warunkiem wykonywania tego zawodu były ukończone studia wyższe np. na kierunku finanse i rachunkowość. Wykształcenie ekonomiczne jest jednak dobrze widziane i pomocne w tym zawodzie. Przy wyborze takiego pracownika do firmy warto więc zwrócić uwagę czy szkoły, które skończył nasz kandydat, miały związek z finansami, rachunkowością lub ekonomią.
Równie istotne, co wykształcenie, jest również doświadczenie w pracy na tym stanowisku. To bardzo cenne, głównie ze względu na częste zmiany prawa i swobodę poruszania się w przepisach. Dobry pracownik na tym stanowisku powinien nie tylko doskonale znać obecnie obowiązujące regulacje, ale również wiedzieć o planowanych ich zmianach.
Jakie obowiązki w firmie ma główny księgowy i co go różni od samodzielnego księgowego?
Główny księgowy to wysokie stanowisko w strukturze firmy. Wyznaczenie jego szczegółowych zadań zależy od kierującego firmą i jest ustalane indywidualnie.
Najczęściej do jego zadań należy nadzorowanie finansów i rachunkowości całego przedsiębiorstwa, dlatego bardzo ważne jest, by posiadał i poszerzał swoją wiedzę i umiejętności. W firmach, w których istnieją działy księgowe, główny księgowy nadzoruje również pracę innych pracowników działu. Do jego zadań należy też często dbanie o tworzenie i przestrzeganie procedur księgowych, nadzorowanie prac nad sporządzaniem sprawozdania finansowego. Jest on również odpowiedzialny za dokumentację księgową – jej archiwizację i przechowywanie. Główny księgowy często kontroluje sytuację finansową firmy i doradza szefostwu w zakresie finansów. Współpracuje również z bankami i kontrahentami.
Czy firmie wystarczy jeden księgowy?
Prowadzenie księgowości niewielkiej firmy nie wymaga rozbudowanych działów księgowości. Jeśli jednak liczba transakcji i kontrahentów jest duża i jeden pracownik nie jest w stanie zachować należytej dokładności i precyzji w wykonywaniu swoich obowiązków, warto wesprzeć go kolejnymi osobami.
Ile kosztują usługi księgowego?
Trudno jednoznacznie określić, ile trzeba zapłacić za usługi księgowe. Stawka jest zależna od zakresu jego obowiązków, wielkości firmy, liczby rozliczeń, ale również od miasta czy regionu, w którym będziemy go poszukiwać. Jeśli nie chcemy zatrudniać go na etacie, możemy skorzystać z usług biur rachunkowych, które na postawie umowy z naszą firmą będą wykonywać usługi i świadczyć porady księgowe.
Z pewnością jednak nie warto oszczędzać na usługach księgowych i prowadzić samodzielnie księgowości – chyba że mamy w tej dziedzinie doświadczenie. Prowadzenie księgowości to zadanie odpowiedzialne, wymagające wiedzy i orientacji w zmieniającym się otoczeniu prawnym. To też zadanie bardzo czasochłonne, więc łączenie go z innymi obowiązkami bywa wręcz niemożliwe.
Gdzie szukać dobrego księgowego?
Podobnie jak każdego dobrego pracownika, można go szukać bardzo długo i nie ma złotej recepty na to, jak go znaleźć. Jeśli jednak znalezienie odpowiedniej osoby jest trudne, warto skierować się do biura rachunkowego. Jego usługi mogą być wprawdzie droższe niż zatrudnienie etatowego pracownika, ale zapewni nam ono opiekę specjalisty nad finansami firmy. By rozpocząć taką współpracę, konieczne będzie określenie zakresu usług i podpisanie odpowiedniej umowy. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić doświadczenie pracowników i rekomendacje innych klientów biura.
Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, żeby wybrać najlepszego księgowego?
Dobry księgowy powinien mieć nie tylko wykształcenie związane z finansami lub ekonomią (nie jest to konieczne, ale bardzo przydatne) i doświadczenie, potwierdzone dyplomami i certyfikatami. Warto sprawdzić, czy na bieżąco kontroluje zmiany w przepisach i śledzi ich interpretacje. Istotną informacją może być to, czy w przeszłości zajmował się finansami firmy podobnej do naszej i czy zna specyfikę branży. Każdy sektor gospodarki działa nieco inaczej i warto wiedzieć, czy kandydat będzie rozumiał procesy zachodzące w naszej firmie.
Dobrze jest się również upewnić, czy jest sumienny, dokładny, rzetelny i odpowiedzialny. Trzeba pamiętać, że jego błąd może drogo kosztować całą firmę.
Jakie są certyfikaty uznanych księgowych?
Choć od 2014 r. na skutek wejścia w życie ustawy o deregulacji niektórych zawodów osoby świadczące usługi księgowe nie muszą mieć imiennego certyfikatu wydawanego przez Ministerstwo Finansów, nadal w przypadku osób, które prowadziły usługową działalność rachunkową przed 2014 r. jest on wyznacznikiem najwyższej jakości usług księgowych. Lista osób posiadających certyfikat Ministerstwa Finansów znajduje się tutaj.
Swój certyfikat opracowało Stowarzyszenie Księgowych w Polsce – osoby wpisane na listę posiadają tytuł „Certyfikowanego eksperta usług księgowych”.
Czy należy obawiać się oszustw księgowego?
Księgowy powinien wykonywać swoje obowiązki rzetelnie i z należytą starannością, dlatego tak istotny jest wybór odpowiedniej osoby. Jego odpowiedzialność (oraz odpowiedzialność biura rachunkowego) jest regulowana przepisami prawa: Ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej, Kodeksu karnego skarbowego, czy Kodeksu karnego. Jeśli księgowy jest zatrudniony na etacie, jego obowiązki reguluje również Kodeks pracy. Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości i ewentualne błędy lub niewłaściwe wywiązywanie się z obowiązków ponosi jednak kierownictwo firmy, dlatego warto zawsze w miarę możliwości kontrolować finanse i rachunki firmy.
