#zarządzaniekryzysowe – 6 kluczowych działań, które musisz podjąć

Już wiadomo, że sytuacja w Polsce nie wróci do normy szybko. Eksperci mówią nawet o dwóch latach, w czasie których będziemy żyć i pracować w reżimie sanitarnym. Tym bardziej warto więc sprawdzić, jak zabezpieczyć i przygotować swoją firmę na najbliższe miesiące.

1. Oceń ryzyko i zadbaj o bezpieczeństwo swoich pracowników.

Informacje na temat stanu epidemii oraz wytycznych dotyczących zachowania ludzi i prowadzenia biznesu znajdziesz na rządowej platformie. Pracodawca powinien podjąć niezbędne kroki, by ograniczyć możliwość przenoszenia się wirusa wśród swoich pracowników. Rząd rekomenduje wprowadzenie – wszędzie tam, gdzie to tylko możliwe – pracy zdalnej. Tym, którzy muszą pozostać na swoich stanowiskach pracy w biurze czy fabryce, należy zapewnić warunki wskazane przez Główny Inspektorat Sanitarny. Każdy spośród zatrudnionych, kto wykazuje jakiekolwiek objawy zakażenia koronawirusem, powinien bezwzględnie pozostać́ w domu.

2. Zidentyfikuj procesy kluczowe dla zachowania ciągłości działania firmy.

Każda firma powinna stworzyć swój plan ciągłości działania. Chodzi o to, by wskazać, które osoby, stanowiska i przede wszystkim procesy pozwalają na to, by firma działała bez zakłóceń nawet w tak trudnym momencie. Należy spojrzeć na swoją firmę z zewnątrz i zastanowić się, kto jest w niej kluczowym pracownikiem. Bardzo rzadko jest nim prezes zarządzający całym przedsiębiorstwem. Dla ciągłości działania często kluczowi są pracownicy niższego szczebla – dbający o dostawy, kontakty z klientami itp. W wielu firmach, niestety, pracownicy są niezastępowalni. To oni mają wiedzę na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa, która nie została nigdy spisana w zbiór procedur. Staje się to niebezpieczne, gdy taki pracownik zachoruje, trafi do szpitala lub będzie poddany kwarantannie. Wówczas następuje paraliż firmy. Na to dziś nie można sobie pozwolić. Warto więc stworzyć odpowiednie procedury i ustalić plan zastępstw, zanim będzie za późno.

3. Wyznacz struktury zarządzania kryzysowego

Sytuacja pandemii zaskoczyła wszystkich niemal z dnia na dzień. Choć eksperci alarmowali, że wykryty w Chinach koronawirus, dotrze także do Europy, a co za tym idzie do Polski, niewielu zdawało sobie sprawę z tego, jaki będzie to rozmiar epidemii. Firmy nie były przygotowane na taki scenariusz. Dziś, gdy z trudem zdobyliśmy wiedzę, powinniśmy powołać od razu struktury zarządzania kryzysowego w firmie. Gdy pracownicy wrócą do pracy, może okazać się, że jeden z nich będzie chory. Co stanie się wtedy? Czy – i przede wszystkim, w jakim czasie – będziemy w stanie namierzyć, z kim miała kontakt dana osoba i kto mógł zostać przez nią zarażony? Powołanie struktur zarządzania kryzysowego, pozwoli na opracowanie odpowiednich procedur na wypadek podobnych zdarzeń. Unikniemy sytuacji, w której pracownicy będą przekazywać sobie plotki na temat chorego, a cały zespół zostanie narażony na kontakt z chorymi.

4. Powołaj zespół ds. zarządzania kryzysowego

Grupa osób – kluczowa w czasie kryzysu – powinna zostać powołana jeszcze przed takim zdarzeniem. W zespole muszą znajdować się pracownicy z różnych obszarów, mający wiedzę na temat funkcjonowania swoich działów. Kluczowe jest to, by zespół miał upoważnienie do szybkiego reagowania i podejmowania decyzji w obszarach: wyznaczania bieżącej strategii, zasobów ludzkich, komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, spraw prawnych, finansowych, bezpieczeństwa, zasobów informatycznych oraz zarządzania ryzykiem. Należy precyzyjnie określić kompetencje członków zespołu, metodykę działania oraz kanały i strategię komunikacji.

5. Określ dokładnie sytuację finansową swojej firmy

Bieżący stan finansów przedsiębiorstwa zapewne nie kryje przed tobą tajemnic, ale pamiętaj, że w kryzysie, gdy z dnia na dzień, nie możesz prowadzić działalności na dotychczasowych warunkach, sytuacja finansowa może zmienić się nagle i pogarszać bardzo szybko. Ponadto, w sytuacji zagrożenia epidemicznego, musisz ponieść wydatki związane z dostosowaniem stanowisk pracy do reżimu sanitarnego. Bardzo ważne jest, byś systematycznie monitorował wpływ szoków wywołanych epidemią na kondycję swojej branży. Oszacuj potencjalnie, jakie mogą wystąpić problemy z bieżącym finansowaniem przedsiębiorstwa. Określ tempo wydawania środków. Sprawdź, czy z czasów prosperity nie pozostały koszty, które dziś można zminimalizować. W razie zagrożenia płynności finansowej spróbuj odroczyć terminy spłat zobowiązań kredytowych.

6. Zadbaj o skuteczną komunikację

Bez względu na branżę, w której działa twoja firma, komunikacja to podstawa. Nie ma znaczenia, czy podejmiesz jakiekolwiek decyzje, jeśli nie poinformujesz o nich swoich pracowników, kontrahentów i klientów. Staraj się, by przekaz był jasny. W momencie ogłoszenia epidemii, powinieneś jednoznacznie powiadomić pracowników o podjętych decyzjach, trybie w jakim odbywa się praca oraz kanałach, którymi będą przekazywane ważne informacje. To szczególnie ważne dla poczucia bezpieczeństwa w firmie. Kontrahentów i klientów również poinformuj o tym, w jakim trybie działa firma, czy którakolwiek jej gałąź została wyłączona i w jaki sposób należy kontaktować się z osobami decyzyjnymi.

Bartosz Piotrowski