#zostańwdomu i pracuj zdalnie – jak zaplanować dzień pracy w domowym biurze?

Praca zdalna – w perspektywie zamknięcia szkół i przedszkoli – może stawiać więcej wyzwań niż zazwyczaj. Warto więc opracować swój plan dnia, by nie pogubić się w zadaniach do wykonania. Przykładowy plan może wyglądać tak:

8:00 – 9:00
Przygotowanie się̨ do pracy, zmiana ubrań na „biurowe”. Psychologowie mówią, że dla wielu osób takie detale mają olbrzymie znaczenie. Gdy zasiądziemy do pracy w dresie lub piżamie, nie będziemy efektywni, a piętrzące się pranie szybciej i łatwiej odwróci naszą uwagę niż wtedy, gdy ubierzemy się w strój, w którym poszlibyśmy do biura.

9:00 – 9.15
Przygotowanie zadań na dany dzień. Planowanie to podstawa efektywności. Rozpiszmy swój plan dnia z dokładnością do pół godziny. Jeśli zarządzamy niewielkim zespołem, postarajmy się wpisać zadania dla wszystkich podwładnych, byśmy wiedzieli, jaką pracę wykonają pracownicy

09:30 – 10.00
Rozmowa telefoniczna lub wideokonferencja z zespołem. To dobry moment, by podzielić się zadaniami i wymienić informacjami, które wszyscy członkowie zespołu zdobyli w ciągu dnia pracy. Zadbajmy o to, by to „zebranie” nie rozciągnęło się za bardzo w czasie. 30 minut powinno wystarczyć. Gdy „przegadamy” takie spotkanie – mobilizacja zespołu spadnie.

10:00 – 12.00
Zaczynamy realizację naszego planu. Prowadzimy rozmowy z klientami i wypełnianie zaplanowanych zadań. To powinny być dwie najbardziej efektywne godziny naszej pracy.

12:00 – 13.00
Przerwa. Wykorzystajmy ten czas na „spotkanie” z bliskimi. Można pomóc dzieciom w wypełnieniu ich obowiązków. Warto także w tym czasie zjeść lunch.

13:00 – 15.00
Drugi etap naszej pracy. Możemy zrobić teraz to, czego nie udało się wykonać przed południem. Dokończmy zadania, które znalazły się na naszej liście na dziś. Nigdy nie zostawiajmy ich na następny dzień. Praca z domu potęguje wrażenie, że obowiązki nas przytłaczają i nie potrafimy ich skończyć. W czasie tych dwóch godzin pełna mobilizacja pomoże nam na dokończenie wszystkiego i wejście w życie domowe z wolną głową.

15:00 – 16.00
Podsumowanie dnia i wypełnionych zadań. Zróbmy krótką wideokonferencję z pracownikami (15 minut). Oni również muszą „symbolicznie” zakończyć dzień i przekazać wszystkie swoje dokonania. Warto także w tym momencie sporządzić listę zadań na następny dzień. Nasz umysł wejdzie już w tryb odpoczynku, jeśli nie będą w nim tkwić obowiązki służbowe. Gdy zrobimy wszystko – posprzątajmy miejsce pracy. To również ważne dla naszej psychiki, musimy wiedzieć, że dzień w pracy się skończył, a nie jest tak, że przerwaliśmy swoje obowiązki na moment.

Praca zdalna jest wyzwaniem dla ogromnej liczby osób. Znajdźmy w domu – w miarę możliwości – stałe miejsce, w którym rozłożymy swoje dokumenty i komputer. Postarajmy się trzymać ustalonego planu, a z dnia na dzień tzw. home office stanie się centrum zarządzania „wszechświatem”.

Bartosz Piotrowski