Jak sporządzić poprawną umowę o pracę?

W publikacjach, m.in. internetowych, dostępne są gotowe wzory umów o pracę. Można z nich skorzystać, ale nie jest dobrym pomysłem kopiowanie takich formularzy bez dostosowania ich do własnej firmy i konkretnego stanowiska.

Co powinna zawierać umowa o pracę?

Minimalne elementy, które powinna zawierać poprawna umowa o pracę, określa Kodeks pracy. Są to: strony umowy, rodzaj umowy, data zawarcia umowy, rodzaj pracy i inne warunki pracy i płacy, data rozpoczęcia pracy i miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie (wraz ze składnikami takimi jak premie i nagrody), wymiar czasu oraz określenie, czy jest to umowa terminowa czy bezterminowa. Umowę o pracę należy zawrzeć przed jej rozpoczęciem, na piśmie.

Zatrudniając pracownika na podstawie umowy o pracę możemy od niego wymagać podania danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, numer PESEL, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania i adres do korespondencji, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zatrudnienie pracownika – dokumenty 

Pracodawca po podjęciu decyzji o zatrudnieniu danej osoby może poprosić przyszłego pracownika o następujące dokumenty: kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia (z okresów pracy przypadających w aktualnym roku kalendarzowym, z okresów wcześniejszych pracownik może dostarczyć dodatkowe dokumenty), potwierdzenia kwalifikacji zawodowych, orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Rodzaje umów o pracę

Istnieją trzy rodzaje podstawowych umów o pracę:

1. Umowa na okres próbny– zawieramy ją na maksymalnie 3 miesiące. Po upływie tego okresu należy zawrzeć umowę na czas określony lub nieokreślony. Z tym samym pracownikiem umowę na okres próbny można zawrzeć powtórnie tylko jeśli ma on zostać zatrudniony do innego rodzaju pracy albo gdy wraca on do pracy w firmie po minimum 3 latach od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę w tym samym miejscu. Umowa wygasa wraz z upływem zapisanego w niej okresu. Wcześniej może być rozwiązana za wypowiedzeniem i mogą to zrobić obie strony lub za porozumieniem stron. Okres wypowiedzenia w zależności od stażu wynosi od 3 dni do 2 tygodni.
2. Umowa na czas określony– z jednym pracownikiem można zawrzeć nie więcej niż trzy takie umowy następujące po sobie. Okres zatrudnienia na podstawie umowy (lub umów) na czas określony nie może przekraczać 33 miesięcy. Zawarcie czwartej umowy lub przekroczenie okresu 33 miesięcy traktuje się jako umowę o pracę na czas nieokreślony. Rozwiązanie następuje, tak jak w przypadku umowy na okres próbny, na podstawie wypowiedzenia lub za porozumieniem stron. Okres wypowiedzenia trwa od 2 tygodni do 3 miesięcy.
3. Umowa na czas nieokreślony– w tym przypadku okres wypowiedzenia także wynosi od 2 tygodni do 3 miesięcy, ale strony mogą porozumieć się w sprawie wcześniejszego terminu wypowiedzenia. W przypadku umowy o pracę obowiązuje minimalne wynagrodzenie, ustalane co roku. W 2021 r. wynosi ono 2,8 tys. zł brutto.

Kadry i płace – podstawy obowiązków pracodawcy

Pracodawca ma szereg obowiązków związanych z prowadzeniem kadr i płac. W pierwszej kolejności, w ciągu siedmiu dni od nawiązania stosunku pracy, czyli podpisania umowy, musi zgłosić pracownika do ZUS. Służy do tego formularz ZUS ZUA. Pracownika należy skierować na badania lekarskie oraz szkolenie BHP. Pracodawca powinien zapewnić zatrudnionym bezpieczne warunki pracy. Musi rozliczać ich wynagrodzenia, a także, co miesiąc odprowadzać podatek od dochodu pracowników.

Składki ZUS pracodawcy – wysokość

W przypadku umowy o pracę składki ZUS są potrącane zarówno z wynagrodzenia pracownika, jak i pobierane od przedsiębiorcy. Pracodawca finansuje następujące składki do ZUS:
• składkę emerytalną w wysokości 9,76 proc. wynagrodzenia brutto
• składkę rentową – 6,5 proc.
• składkę wypadkową – 1,67 proc.
• składkę na Fundusz Pracy – 2,45 proc.
• składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1 proc.
• składkę na PPK – 1,5 proc. to wpłata minimalna

Pracownicze Plany Kapitałowe to dodatkowa opcja odkładania na emeryturę. Środki są tu składane przez pracownika, pracodawcę i państwo jednocześnie. Z wynagrodzenia pracownika odkładanych jest 2 proc. wynagrodzenia brutto (można powiększyć tę składkę o kolejne 2 proc.), a pracodawca wpłaca od 1,5 proc. wynagrodzenia pracownika brutto (może odprowadzać jeszcze 2,5 proc. podstawy obliczenia składek emerytalno-rentowych). Państwo dokłada 250 zł tzw. opłaty powitalnej oraz 240 zł rocznie w kolejnych latach.
Od 2021 r. każdy pracodawca ma obowiązek zgłosić do PPK wszystkich pracowników etatowych, natomiast pracownicy mają prawo zrezygnować z tej formy odkładania na emeryturę. Wybór funduszu zarządzającego odkładanymi środkami należy do pracodawcy, pracownicy mogą mieć jednak wpływ na tę decyzję. Wybierając firmę obsługującą PPK warto kierować się jej doświadczeniem, dotychczasowymi wynikami w zarządzaniu i proponowanymi kosztami. Obecnie podmiotami zarządzającymi PPK jest 20 instytucji finansowych, w tym PKO Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych.

Przechowywanie dokumentów dotyczących pracownika

Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe pracownika i inną dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Akta pracownika dzielimy na trzy części. W części A przechowywane są dokumenty zbierane w czasie rekrutacji, w części B te z okresu zatrudnienia, a w części C związane z ustaniem zatrudnienia.

W 2019 r. zmieniły się przepisy dotyczące przechowywania akt pracowniczych. Zmianie uległ okres przechowywania akt pracowniczych z obowiązujących do tej pory 50 lat do 10 lat. Automatycznie dotyczy to wszystkich osób, które będą zatrudnione po 31 grudnia 2018 r. Pracodawca będzie musiał co miesiąc przesyłać do ZUS raporty z danymi, które są niezbędne do ustalenia wysokości emerytury lub renty, które to dane Zakład zapisze na koncie ubezpieczonego.

Jeśli chodzi o osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca będzie miał wybór – będzie mógł przechowywać akta krócej – przez 10 lat, jeśli złoży w ZUS raport z informacjami koniecznymi do wyliczenia emerytury lub renty pracownika.

Trzecim przypadkiem są osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 r. – ich dokumentację pracodawca nadal będzie musiał przechowywać przez 50 lat.

Ustawa wprowadza też inną ważną zmianę: możliwość prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej w formie elektronicznej.

Rozwiązanie umowy o pracę

Umowa o pracę na czas określony lub okres próbny rozwiązuje się wraz z upływem czasu, na który była zawarta i nie są do tego potrzebne dodatkowe formalności. Pozostałe sposoby rozwiązania umowy o pracę to:

• Porozumienie stron– obie strony składają zgodne oświadczenia na piśmie. Możliwe jest także w czasie, kiedy pracownik przebywa na urlopie, zwolnieniu lekarskim czy urlopie wychowawczym.
  • Wypowiedzenie – pracownik lub pracodawca składa oświadczenie na piśmie, zachowując ustawowy okres wypowiedzenia. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy pracownikowi, kiedy ten jest na urlopie lub na zwolnieniu lekarskim, zanim upłynie okres, który uprawnia do rozwiązania tej umowy bez wypowiedzenia. W przypadku zatrudnienia na okres krótszy niż 6 miesięcy są to 2 tygodnie, powyżej 6 miesięcy – 1 miesiąc, a powyżej 3 lat – 3 miesiące.
  • Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika lub pracodawcy – oświadczenia, podobnie jak w poprzednich przypadkach, powinny być składane na piśmie. Pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia. Kolejnym przypadkiem jest wypowiedzenie zmieniające warunki pracy lub płacy – umowa jest rozwiązywana, jeśli pracownik nie zaakceptuje zmian przedstawionych przez pracownika, np. obniżki pensji i złoży oświadczenie w tej sprawie.

Pracownik ma prawo odwołania się do sądu pracy, a pracodawca ma obowiązek go o takiej możliwości poinformować. Poza tym, zatrudniający musi wyrejestrować pracownika z ZUS, składając do Zakładu odpowiedni formularz w ciągu 7 dni, zarówno po wygaśnięciu jak i rozwiązaniu umowy o pracę.

Różne umowy z tym samym pracownikiem

Zgodnie z przepisami, pracodawca może zawierać ze swoim pracownikiem kilka różnych umów, jednak pod pewnymi warunkami. Osobna umowa o pracę jest dopuszczalna, jeśli dotyczy wyraźnie innego rodzaju pracy niż podstawowy. Możliwe jest też zawieranie umów cywilnoprawnych (o dzieło lub zlecenia) z pracownikiem, którego już zatrudniamy na umowę o pracę, ale również musi ona dotyczyć innego rodzaju pracy i nie może też mieć charakteru umowy o pracę.

Kiedy umowa o pracę jest nieważna

Umowa o pracę zostanie uznana za nieważną, jeśli zostanie stwierdzone, że jest to umowa pozorna, czyli formalnie została zawarta, ale pracownik jej nie realizuje, a pracodawca tego nie wymaga. Wówczas zachodzi podejrzenie, że umowa została podpisana w celu wyłudzenia świadczeń ZUS.

Brak pisemnej umowy o pracę nie oznacza, że jest ona nieważna. Pracodawca powinien przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić warunki umowy o pracę, jej strony oraz rodzaj. Ale nawet jeśli tego nie zrobi, nie powoduje nieważności umowy, naraża się za to na karę za naruszanie praw pracownika.

Praca zdalna

Z powodu pandemii, w okresie od marca do września 2020 r., zdalnie pracowało 7 na 10 pracowników umysłowych w Polsce. Warto zatem do umowy o pracę dodać punkt o pracy zdalnej. Kiedy jest ona możliwa, w jakim wymiarze, czy sprzęt do pracy dostarczy pracodawca czy jest to prywatny sprzęt pracownika (można się umówić w tej kwestii) i w jaki sposób będzie przez pracodawcę rozliczany czas pracy zdalnej.