Jednoosobowa działalność czy spółka – co wybrać?

Założenie firmy jednoosobowej w Polsce

W Polsce zarejestrowanych jest ok. 2,6 mln jednoosobowych działalności gospodarczych. Stanowią one większość podmiotów gospodarki narodowej (blisko 70 proc.). Spółek handlowych mamy ok. 500 tys., a cywilnych niemal 280 tys. (dane na koniec września 2020 r.). Nie wszystkie te podmioty są aktywne – w statystykach GUS znajdują się też firmy, które zawiesiły działalność.

Rodzajów spółek jest kilka: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjna. Najpopularniejsze formy prowadzenia działalności gospodarczej to działalność jednoosobowa oraz spółka z o.o.

Rejestracja działalności jednoosobowej i spółki – różnice 

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej jest prosta. Trzeba złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Można to zrobić osobiście w urzędzie (miasta lub gminy), listownie lub elektroniczne – przez internet. Potrzebujemy tylko dowodu osobistego. Można to zrobić także poprzez bank – w PKO Banku Polskim ten proces jest łatwy i szybki. Wystarczy postępować zgodnie ze wskazówkami na stronie internetowej banku.

W przypadku spółki (innej niż cywilna), rejestracji należy dokonać w KRS. Można to zrobić w formie tradycyjnej albo przez internet. Oprócz tego, trzeba zawrzeć umowę spółki – u notariusza lub przez internet, za pomocą gotowego formularza. Formalności mogą zająć nawet miesiąc.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – koszty

Założenie działalności jednoosobowej jest darmowe, tak samo jak aktualizacje w CEIDG. Nie potrzebujesz też żadnego kapitału zakładowego.

Założenie spółki – koszty

W przypadku spółki musisz liczyć się już z kosztami. Opłata za wpis do KRS wynosi 250 zł, opłata za zamieszczenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym to 100 zł. Późniejsze zmiany w KRS oznaczają koszt 350 zł. Przy spółce z o.o. wymagany jest kapitał zakładowy w wysokości 5 tys. zł (w przypadku spółki komandytowo-akcyjnej to 50 tys. zł, spółki akcyjnej – 100 tys. zł, przy innych rodzajach spółek nie ma wymogów). Co ważne, od 1 lipca 2021 r. wnioski można składać wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioski złożone w formie papierowej nie będą rozpatrywane przez sąd rejestrowy.

Jeśli nie chcesz korzystać z gotowego formularza umowy spółki, musisz zawrzeć ją u notariusza. Poniesiesz wtedy koszty notarialne, których wysokość uzależniona jest od wysokości kapitału zakładowego. Płacisz też za odpisy dokumentu. Taksa notarialna dla spółki o najniższym możliwym kapitale zakładowym (5 tys. zł) to 196,8 zł (sposób obliczania: 100 zł + 3 proc. od nadwyżki powyżej 3 tys. zł plus VAT). Płacisz też za odpisy dokumentu – 6 zł za każdą stronę plus VAT (odpisy potrzebujesz dla wspólników, dla spółki i do KRS).

Musisz też zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych. To 0,5 proc. kapitału zakładowego, pomniejszonego o koszty aktu notarialnego i odpisów, wpis do KRS i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Podatek odprowadza notariusz, w przypadku umowy zawieranej elektronicznie musimy to zrobić sami.

Kto może założyć działalność jednoosobową, a kto spółkę?

Działalność jednoosobową może założyć osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności cywilnoprawnych. Osoba fizyczna może mieć tylko jedną działalność gospodarczą, ale pod jednym wpisem można prowadzić różne rodzaje działalności.

Przy zakładaniu spółki z o.o. wymagany jest minimum jeden założyciel, którym może być osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna mająca zdolność prawną.  Założycielem nie może być wyłącznie jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jeśli chodzi o inne popularne spółki, to w przypadku spółki cywilnej i jawnej potrzeba przynajmniej dwóch wspólników (osoby fizyczne, prawne lub jednostki organizacyjne mające zdolność prawną).

Przy niektórych rodzajach działalności wymagana jest rejestracja w określonej formie prawnej (na przykład spółka partnerska zarezerwowana jest dla tzw. wolnych zawodów), są też ograniczenia związane z zakresem działalności (na przykład działalność ubezpieczeniowa wymagają rejestracji w KRS, a nie CEIDG).

Jednoosobowa działalność gospodarcza - różnice w opodatkowaniu, rozliczanie się z fiskusem i wynagrodzenie 

W przypadku działalności jednoosobowej podatnikiem jest sam przedsiębiorca jako osoba fizyczna. Podatki rozlicza się składając zeznania roczne. Przed założeniem działalności wybierasz formę opodatkowania (od tego zależeć też będzie księgowość), można ją zmienić, ale nie w każdym momencie. Są to: skala podatkowa (17 i 32 proc.), podatek liniowy (19 proc.), ryczałt (w zależności od rodzaju działalności 20 proc., 17 proc., 10 proc., 8,5 proc., 5,5 proc., 3 proc. oraz 2 proc.), karta podatkowa. Przedsiębiorca jednoosobowy może być podatnikiem VAT. W tego rodzaju działalności właściciel nie dostaje pensji stałej, tak, jak ma to miejsce w przypadku etatu, jego „pensją” są bezpośrednie zyski z działalności. Nie musi prowadzić ewidencji obrotu gotówki, od razu może dysponować wypracowanym przez firmę zyskiem.

Spółka to podatnik CIT – podatku od osób prawnych. Wynosi on 19 proc. lub 9 proc. zysku brutto w przypadku firm rozpoczynających działalność oraz małych, o sprzedaży do 2 mln euro brutto. Dodatkowo, wspólnicy w spółce płacą podatek od dywidend i innych udziałów w zyskach (podwójne opodatkowanie). Właściciel spółki nie może bezpośrednio wypłacić sobie zysków. Może wypłacić sobie dywidendę (opodatkowaną stawką 19 proc.), może też być zatrudniony w spółce jako pracownik – wtedy jego wypłata opodatkowana jest skalą 17 lub 32 proc. Spółka jest podatnikiem VAT.

Składki ZUS i zdrowotne 

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, musisz płacić składki ZUS i składkę zdrowotną (wyjątkiem jest sytuacja, kiedy jesteś zatrudniony jednocześnie na umowę o pracę). Można skorzystać z ulgi na start – przez 6 miesięcy płaci się tylko składkę zdrowotną. Jeśli zakładasz działalność gospodarczą po raz pierwszy, możesz przez 24 miesiące płacić niższy ZUS – 30 proc.

Jako płatnik ZUS zostaniesz zgłoszony automatycznie, rejestrując działalność w CEIDG. Dodatkowo musisz sam zgłosić się do ZUS jako ubezpieczony, samodzielnie zgłaszasz także pracowników i współpracowników.

Jeśli w spółce z o.o. jesteś jedynym wspólnikiem, to także musisz płacić składki na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne i nie możesz korzystać ze stawek preferencyjnych. Jeżeli wspólników jest więcej, nie mają oni obowiązku płacenia ZUS (także członkowie zarządu, chyba że wykonują swoje funkcje na podstawie umów o pracę albo umów cywilnoprawnych). Spółka przy rejestracji zostanie zarejestrowana automatycznie w ZUS jako płatnik, nie ma potrzeby wysyłania dodatkowych dokumentów.

Różnice w ponoszonej odpowiedzialności

W przypadku jednoosobowej działalności przedsiębiorca odpowiada swoim całym majątkiem za zobowiązania, podobnie jak współmałżonek (z wyłączeniem jego majątku osobistego). Jeśli firma nie ma zysku, wszystkie zobowiązania pokrywane są z majątku prywatnego. Z drugiej strony, zyski zwiększają prywatny majątek. Ze statusem przedsiębiorcy w działalności gospodarczej wiążą się też obowiązki informacyjne (podajemy nazwę firmy, NIP i adres).

W przypadku spółki odpowiedzialność wspólników jest ograniczona do wartości ich wkładów. Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki – poza członkami zarządu. Jeśli konieczna jest egzekucja zobowiązań i nie można jej skutecznie dokonać przeciw spółce, wtedy członkowie zarządu odpowiadają solidarnie (choć w niektórych przypadkach, takich jak upadłość, mogą się od tej odpowiedzialności uwolnić).

Różnice w prowadzeniu księgowości 

W przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych można prowadzić księgowość uproszczoną i rozliczać się według książki przychodów i rozchodów, przy ryczałcie konieczna jest ewidencja ryczałtu, a przy karcie podatkowej księgowości prowadzić nie trzeba. Kiedy przychody netto spółki przekroczą 2 mln euro, wymagana jest pełna księgowość (księgi rachunkowe). Spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość i sporządzać sprawozdania finansowe.

Czy opłaca się założyć firmę, czy raczej spółkę z o.o.?

Działalność jednoosobowa jest łatwiejsza i tańsza w założeniu, także koszty jej prowadzenia są niższe (choćby z powodu braku konieczności zatrudnienia księgowego). Ma jedno opodatkowanie, a zysk jest do swobodnej dyspozycji przedsiębiorcy. Można też ubiegać się o dofinansowanie z Urzędu Pracy lub z programów unijnych. Wśród wad należy wymienić przede wszystkim odpowiedzialność majątkową właściciela.

Spółka jest droższa i bardziej skomplikowana w założeniu, a jej prowadzenie jest bardziej kosztowne. Wspólnicy nie mogą swobodnie dysponować firmową gotówką do celów prywatnych. Minusem jest też podwójne opodatkowanie. Z drugiej strony, wspólnik nie odpowiada swoim majątkiem za zobowiązania spółki. Spółkę można sprzedać i dziedziczyć.

Czy można zmienić formę działalności firmy?

Działalność jednoosobową można przekształcić w spółkę z o.o. (oraz inne spółki kapitałowe). Nie ma znaczenia rozmiar działalności, sposób opodatkowania czy branża, w której działa firma.