Kadry i płace – co musisz wiedzieć zanim założysz firmę?

Poradnik kadrowego – zanim zatrudnisz pracownika

Przed zatrudnieniem w swojej firmie pracownika warto zastanowić się nad tym, czy nas na to stać. Koszt zatrudnienia pracownika to nie tylko jego pensja, trzeba także pamiętać o składkach do ZUS. W przypadku umowy o pracę składki do ZUS odprowadzane przez pracodawcę wynoszą ok. 20 proc. wynagrodzenia brutto (składki emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, zdrowotne).

Na początku trzeba rozważyć różne formy zatrudnienia. Szczegółowe informacje na temat kosztów zatrudnienia pracownika na etat znaleźć można na dedykowanej prowadzeniu działalności gospodarczej podstronie Ministerstwa Rozwoju. W tym samym miejscu odnajdziesz również informacje na temat kosztów pracodawcy przy umowach cywilnoprawnych.

Można spróbować skorzystać z programów aktywizacji bezrobotnych i otrzymać dofinansowanie do zatrudnianych pracowników (np. dofinansowanie wynagrodzenia przy zatrudnianiu osób powyżej 50. roku życia czy refundacja kosztów zatrudnienia bezrobotnych poniżej 30. roku życia). Informacje na ten temat znajdziesz w Urzędzie Pracy.

Składki na ZUS, czyli co płaci pracodawca

W przypadku umowy o pracę składki ZUS są potrącane zarówno z wynagrodzenia pracownika, jak i od przedsiębiorcy. Pracodawca pokrywa następujące składki do ZUS:

• składkę emerytalną w wysokości 9,76 proc. wynagrodzenia brutto
• składkę rentową – 6,5 proc.
• składkę wypadkową – 1,67 proc.
• składkę na Fundusz Pracy – 2,45 proc.
• składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1 proc.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Pracownicze Plany Kapitałowe to dodatkowa opcja odkładania na emeryturę. Środki są tu składane przez pracownika, pracodawcę i państwo jednocześnie. Z wynagrodzenia pracownika odkładanych jest 2 proc. wynagrodzenia brutto (można powiększyć tę składkę o kolejne 2 proc.), a pracodawca wpłaca od 1,5 proc. wynagrodzenia pracownika brutto (może odprowadzać jeszcze 2,5 proc. podstawy obliczenia składek emerytalno-rentowych). Państwo dokłada 250 zł tzw. opłaty powitalnej oraz 240 zł rocznie w kolejnych latach.
Od 2021 r. każdy pracodawca ma obowiązek zgłosić do PPK wszystkich pracowników etatowych, natomiast pracownicy mają prawo zrezygnować z tej formy odkładania na emeryturę. Wybór funduszu zarządzającego odkładanymi środkami należy do pracodawcy, pracownicy mogą mieć jednak wpływ na tę decyzję. Wybierając firmę obsługującą PPK warto kierować się jej doświadczeniem, dotychczasowymi wynikami w zarządzaniu i proponowanymi kosztami. Obecnie podmiotami zarządzającymi PPK jest 20 instytucji finansowych, w tym PKO Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych.

Jaką muszę mieć działalność, żeby zatrudniać pracowników? 

Taką możliwość masz zarówno w przypadku jednoosobowej działalności, jak i spółki cywilnej (wtedy spółkę należy zgłosić jako płatnika składek ZUS), jawnej, partnerskiej, komandytowej, z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjnej.

Są pewne zastrzeżenia dotyczące różnych form opodatkowania. Jeśli korzystasz z karty podatkowej, możesz zatrudniać pracowników tylko na umowę o pracę (niedozwolone jest zatrudnienia na umowę o dzieło lub umowę zlecenie). W tym przypadku występuje też limit zatrudnienia – do pięciu, a w niektórych rodzajach działalności – do trzech osób.

Zatrudnianie pracowników – podstawy prawne

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę (a także powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę). Osoby zatrudnione w oparciu o umowę o dzieło lub umowę zlecenie, czyli tak zwane umowy cywilnoprawne, nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy, a wykonywanie przez nie usług reguluje Kodeks cywilny. Jednak w potocznym rozumieniu, a także w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, pracownikiem są osoby należące do wszystkich wymienionych powyżej grup.

Tak więc obowiązki pracodawcy regulują przepisy wynikające z Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego, Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a także Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podstawowe obowiązki pracodawcy

Pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy, czyli momentu podpisania umowy. Pracownika zgłaszamy na formularzu ZUS ZUA. W przypadku umowy zlecenia wyjątkiem są uczniowie i studenci do 26. roku życia. Pracownika należy skierować na badania lekarskie oraz szkolenie BHP. Takiego obowiązku zasadniczo nie ma przy zatrudnianiu na podstawie umów cywilnoprawnych, co nie znaczy, że nie ma takiej potrzeby i szkolenia nie warto przeprowadzić. Pracodawca powinien zapewnić zatrudnionym bezpieczne warunki pracy. Dotyczy to także pandemii i obostrzeń z nią związanych. To pracodawca odpowiada za dostarczenie środków do dezynfekcji w miejscu pracy, zapewnienie odpowiedniej higieny pracy czy zachowanie odległości pomiędzy biurkami pracowników.

Pracodawca musi rozliczać wynagrodzenia, a także – co miesiąc – odprowadzać podatek od dochodu pracowników, także tych zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Prawa pracownika

Pracownicy mają szereg uprawnień, o których pracodawca powinien wiedzieć. Dotyczą one m.in. wynagrodzenia (termin, wynagrodzenie minimalne), czasu pracy (dzienny limit, odpoczynek dobowy i tygodniowy), urlopów, zwolnienia chorobowego i prawa do zasiłku chorobowego, ochrony stosunku pracy (w okresie choroby, kobiety w ciąży, podczas urlopu macierzyńskiego).

Poradnik kadrowego: Rodzaje umów z pracownikami

Dopóki dzieło nie zostanie ukończone, pracodawca może w każdej chwili odstąpić od umowy, płacąc wynagrodzenie i odliczając to, co wykonujący je zaoszczędził z powodu niewykonania dzieła.

Mniej popularne formy zatrudnienia to umowa o pracę nakładczą (chałupniczą) i o pomocy przy zbiorach.

Co powinna zawierać umowa o pracę?

W konstruowaniu umowy o pracę jest wiele swobody, są jednak minimalne warunki dotyczące treści, które określa Kodeks pracy. Są to: strony umowy, rodzaj umowy, data zawarcia, warunki pracy i płacy – szczególnie rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie ze wskazaniem jego składników, wymiar czasu i termin rozpoczęcia. W umowie warto też zawrzeć informacje o pracy zdalnej, zapisać czy pracownik będzie w pracy w trybie zdalnym korzystał ze sprzętu dostarczonego przez pracodawcę czy własnego. Możliwe są obie opcje.

Urlopy

Podstawowym urlopem jest urlop wypoczynkowy. Płatny, coroczny, nieprzerwany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi i nie można się go zrzec. Wymiar urlopu zależy od stażu pracy – 20 dni dla zatrudnionych krócej niż 10 lat i 26 dni dla pracujących dłużej. Przysługuje zatrudnionym na umowę o pracę. Wynagrodzenie za czas urlopu jest w takiej samej wysokości, jak za pracę w tym samym czasie.

Występuje też urlop bezpłatny, szkoleniowy, na żądanie, tzw. okolicznościowy, a także urlopy związane z urodzeniem dziecka – macierzyński i wychowawczy.

Prowadzenie akt pracowników

Każdemu pracownikowi zakłada się teczkę podzieloną na trzy części: A, B i C. W części A znajdują się dokumenty związane z zatrudnieniem i rekrutacją (CV, list motywacyjny, badania o zdolności do pracy, świadectwa że szkół i poprzednich prac itp.), w części B dokumenty związane z trwaniem stosunku pracy (umowa, szkolenia, karty urlopowe, pisma od komornika i wszelkie inne pojawiające się w czasie trwania pracy), a w części C dokumenty związane ze stosunkiem pracy (świadectwo pracy, prośba o rozwiązanie umowy czy też wypowiedzenie, tu też mogą znaleźć się roczne rozliczenia PIT).

Programy do zarządzania kadrami 

W zarządzaniu kadrami bardzo pomocne są dedykowane temu płatne i bezpłatne programy do pobrania bezpośrednio ze stron internetowych dostawców.