Kalendarz biznesmena – wszystko w swoim czasie

W Polsce biznes można prowadzić w kilku formułach. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej i spółek cywilnych miejscem rejestracji firmy jest Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej. W przypadku pozostałych form prawnych miejscem rejestracji jest Krajowy Rejestr Sądowy.

Na koniec września 2020 r. Główny Urząd Statystyczny szacował liczbę podmiotów prowadzących działalność gospodarczą na ponad cztery miliony.

Natomiast z danych ZUS wynika, że tylko niespełna 900 tys. podmiotów zatrudnia pracowników (w tym podmioty sektora publicznego). Około 1,7 mln to tzw. samozatrudnieni, czyli przedsiębiorcy odprowadzający składki za samych siebie.

Każdy, kto prowadzi firmę i jest podatnikiem VAT, musi liczyć się z obowiązkami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS-u. Ma wyznaczone terminy na przesyłanie dokumentów i realizowanie przelewów. Jeśli o czymś zapomnimy możemy dostać karę.

Obowiązki przedsiębiorcy

Wszystko zależy od tego, czy zatrudniamy pracowników, czy nie, a także od wielu innych czynników. Dlatego warto wiedzieć, kiedy i na co mamy deadline. Opóźnienia są niewskazane.

Dla firm zatrudniających pracowników:

• 10. dzień miesiąca: ostateczny termin na wypłatę wynagrodzeń za poprzedni miesiąc,
• 15. dzień miesiąca: opłacenie składek do ZUS,
• 20. dzień miesiąca: opłacenie podatku dochodowego za siebie i pracowników,
• 25. dzień miesiąca: rozliczenie podatku VAT.

Dla firm niezatrudniających pracowników:

• 10. dzień miesiąca: opłacenie składki do ZUS,
• 20. dzień miesiąca: opłacenie podatku dochodowego,
• 25. dzień miesiąca: rozliczenie podatku VAT.

Oczywiście są jeszcze inne zobowiązania np. te związane z kredytami i comiesięcznymi opłatami. Dlatego nic dziwnego, że wielu przedsiębiorców ma problem z zapamiętaniem wszystkich terminów. Pomoże nam dobry kalendarz zadań i rzetelny księgowy.

Obowiązki przedsiębiorcy wobec ZUS

Kolejnym instytucją, którą poznamy bliżej będąc szefem firmy, jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych – choć nie jest on ulubionym miejscem przedsiębiorcy, dobra wiadomość jest taka, że większość spraw załatwimy tam on-line. Pamiętajmy o zgłaszaniu nowych pracowników i opłaceniu składek. Każdy ma tu swój termin regulowania składek:

• do 10. dnia kolejnego miesiąca – osoby fizyczne (w tym przedsiębiorcy opłacający składki wyłącznie za siebie);
• do 5. dnia kolejnego miesiąca – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe oraz gospodarstwa pomocnicze;
• do 15. dnia kolejnego miesiąca – pozostali płatnicy.

Dokumenty możemy wypełnić ręcznie i zanieść do urzędu, ale rekomendowana jest droga on-line. Dane elektronicznie obowiązkowo przekazywać muszą płatnicy zatrudniający powyżej 5 osób objętych ubezpieczeniami społecznymi lub samymi ubezpieczeniami zdrowotnymi.

W naszym kalendarzu powinniśmy zaznaczyć również daty dotyczące zobowiązań wobec US. Najważniejsze są 20. i 25. dzień miesiąca – warto je dobrze zapamiętać:

• do 20. dnia każdego miesiąca – wpłata do US zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych za miesiąc poprzedni. Przy rozliczaniu kwartalnym zaliczki na podatek dochodowy z działalności gospodarczej wpłacamy do 20. dnia następnego miesiąca po zakończeniu kwartału. Deklaracji PIT nie składamy w ciągu roku.
• Obowiązkowe jest przesyłanie elektronicznej wersji tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego. Inne deklaracje wysyłamy rozliczając VAT miesięcznie (JPK_V7M), a inną przy rozliczeniu kwartalnym (JPK_V7K).
• VAT miesięczny: plik JPK_V7M stanowi podstawowy dokument, który podatnik od towarów i usług musi przekazać co miesiąc do urzędu skarbowego. Jeśli podatnik nie dokonał żadnych szczególnych metod rozliczeń – obowiązany jest składać właśnie ten dokument nie później niż 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym miesiącu.
• VAT kwartalny: plik JPK_V7K wysyłamy co miesiąc nie później niż 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie.

Poza tym do US niektórzy muszą także wysyłać:

• PIT-8C – składamy do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Dotyczy on m.in. dochodów giełdowych uzyskanych ze sprzedaży papierów wartościowych lub pochodnych instrumentów finansowych.
• PIT-4R – deklarację pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
• PIT-8AR – deklarację roczną o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych, pobieranym w przypadku, gdy podatnik dodatkowo nie musi składać zeznania związanego z tym zryczałtowanym podatkiem. Deklarację PIT-8AR należy złożyć do końca stycznia (w 2021 r. do poniedziałku 1 lutego).
• PIT-11 – informacja o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Informacja jest wystawiana oraz dostarczana przez płatnika, który w trakcie roku rozlicza, pobiera i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy. Deklarację PIT-11 należy złożyć wyłącznie elektronicznie (e-deklaracje) – do 1.02.2021 r.

Obowiązki przedsiębiorcy związane z prowadzeniem działalności gospodarczej

To jednak nie wszystko. Mamy także zadania, których nie da się wpisać w kalendarz, a dotyczą one każdego przedsiębiorcy.

1. Przechowywanie dokumentacji

Musimy gromadzić i trzymać wszelkie dokumenty podatkowe (rachunki, faktury, księgi podatkowe, dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków itp.) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin przedawnienia wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

2. Współpraca z urzędami

Jeśli zdarzy się, że urząd wezwie przedsiębiorcę do złożenia wyjaśnień, zeznań, przedłożenia dokumentów – musimy to zrobić. Obowiązek osobistego stawiennictwa przed organem podatkowym wymagany jest w granicach województwa, w którym mieszkamy lub przebywamy.

3. Pomoc podczas kontroli podatkowej

Gdy zdarzy się kontrola z Urzędu Skarbowego – pomóżmy. W interesie tak przedsiębiorcy, jak i kontrolera, jest jak najbardziej rzetelne i szybkie wyjaśnienie sprawy. Zatem pamiętajmy, by udzielać wyjaśnień, dostarczać dokumenty związane z przedmiotem kontroli i umożliwić dokonanie innych czynności wymienionych w ustawie (Ordynacja podatkowa). Powinniśmy także zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, w tym (w miarę możliwości) udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Firma w jednym miejscu

Najlepszym sposobem na porządek „w firmowych papierach” jest dobre firmowe konto, z którego będziemy mogli wykonać wiele niezbędnych operacji. Jeśli nie korzystamy z biura księgowego przyda się nam wirtualna księgowość.

Korzystając z e-Księgowości zaoszczędzimy na biurze rachunkowym, możemy bezpłatnie fakturować bez limitu, wygenerujemy raporty, podłączymy nasze konto do Asystenta firmowego oraz otrzymamy wsparcie konsultantów i doradców banku.

Tomasz Waligóra